Personuppgifter i skolan

Därför behandlar vi personuppgifter

Personuppgifter är uppgifter som kan knytas till en fysisk person, till exempel namn, adress, personnummer, e-postadress eller en bild på en identifierbar person. Med personuppgiftsbehandling menas hur personuppgifter samlas in, registreras, lagras, bearbetas, sprids och raderas. För att säkerställa att barn och elever får en utbildning av hög kvalitet behöver vi hantera barns, elevers och vårdnadshavares personuppgifter. 

Känsliga och särskilt skyddsvärda personuppgifter

Personuppgifter om barn är särskilt skyddsvärda eftersom barn kan ha svårare att förutse riskerna med att lämna ifrån sig uppgifter och förstå vilken rätt de har till skydd för sina uppgifter. Därför arbetar barn- och utbildningsnämnden aktivt med att säkerställa att barn och elevers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt genom tekniska och organisatoriska skyddsrutiner. Dessa åtgärder säkerställer att ingen mer än de som behöver uppgifterna har åtkomst till dem. 

Det finns tillfällen när vi måste behandla känsliga uppgifter om dig eller ditt barn. Det kan till exempel vara information om fysisk och psykisk hälsa. Detta gör vi bara när vi har ett uttryckligt behov av att ha de uppgifterna och när lagstiftningen medger det. Vi behandlar alltid känsliga uppgifter med största försiktighet.

Våra personuppgiftsbehandlingar

De personuppgiftsbehandlingar som vi utför sammanställs i vår registerförteckning. Det vanligaste är att våra behandlingar grundar sig på de rättsliga grunderna allmänt intresse, rättslig förpliktelse eller myndighetsutövning. Här är några exempel:

Avtal

• Barnet eller eleven ska kunna vara placerad på en förskola eller skola.

Allmänt intresse

• Kontaktuppgifter till barn/elev/vårdnadshavare för att kunna ta kontakt om något inträffar  under skoltiden eller för att hantera synpunkter och ärenden.
• Skolans personal ska kunna dokumentera elevens utveckling.
• Skolans personal ska kunna ge eleven sin lagstadgade utbildning.
• Administrera närvaro, betyg, digitala verktyg.

Myndighetsutövning

• När skolan fattar beslut om exempelvis betyg, disciplinära åtgärder och beslut om särskilt stöd.

Rättslig förpliktelse

• Kunna fullgöra utbildning enligt de krav som ställs utifrån skollagstiftning. 

Samtycke

• Vid vissa typer av fotografering eller filmning som inte krävs för det pedagogiska uppdraget sker det med samtycke som laglig grund. Du måste aktivt samtycka till dessa typer av behandlingar.

Vilka kan vi komma att dela ditt barns personuppgifter med?

Vissa uppgifter om dig och ditt barn kommer vi att lämna till de som behöver känna till dessa uppgifter inom vår egen organisation. Exempel på uppgifter är namn, kontaktuppgifter och information om allergier.

Dina uppgifter hanteras av vår personal och ibland av personuppgiftsbiträde (exempelvis leverantör av verksamhetssystem). Dina personuppgifter kan komma att lämnas till tredje part om det behövs på grund av lagkrav, exempelvis andra myndigheter på grund av beslut eller tillsyn. Se exempel nedan: 

• Personuppgiftsbiträden (exempelvis CMG, Edlevo)
• Skolinspektionen
• Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
• Arbete- och välfärdsförvaltningen
• Nationella vaccinationsregistret
• Polis
• Andra vårdgivare (endast efter inhämtat medgivande)
• Försäkringsbolag (endast efter inhämtat medgivande)

Allmänna handlingar

Personuppgifter som finns i allmänna handlingar kan lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Vem som helst kan begära att ta del av en allmän handling. Vi gör alltid en sekretessprövning innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Vi sparar uppgifterna så länge som de krävs för vår handläggning och myndighetsutövning. I vår dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som vi i enlighet med gällande arkivregler ska lagra och hur länge.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som vi behandlar om dig eller om ditt minderåriga barn.  Då begär du ett registerutdrag där det framgår bland annat vilka uppgifter vi sparar om dig/ditt barn. Om du tycker att de uppgifter vi behandlar är felaktiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade. I vissa fall har du rätt att få dem borttagna, om det inte strider mot lagstiftning som säger att vi fortsatt ska behandla personuppgifterna. 

Kontakta personuppgiftsansvarig nämnd, barn- och utbildningsnämnden, om du vill begära ut ett registerutdrag. 

Du har rätt att klaga till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi hanterar dina uppgifter på ett felaktigt sätt. 

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig nämnd. Under Kontakt hittar du kontaktuppgifter.

Kontakta oss gärna

Kontakta oss gärna om du har frågor om hur vi hanterar personuppgifter. Du når oss på buf@kristianstad.se.