Personuppgifter i skolan

Därför behandlar vi personuppgifter

Personuppgifter är uppgifter som kan knytas till en fysisk person, till exempel namn, adress, personnummer, e-postadress eller ett fotografi på en identifierbar person. Med personuppgiftsbehandling menas hur personuppgifter samlas in, registreras, lagras, bearbetas, sprids och raderas. För att säkerställa att barn och elever får en utbildning av hög kvalitet behöver vi hantera barns, elevers, vårdnadshavares, personal och i vissa fall andra medborgares personuppgifter.

• Personuppgifter

Känsliga och särskilt skyddsvärda personuppgifter

Personuppgifter om barn har ett särskilt skydd i personuppgiftslagarna eftersom barn kan ha svårare att förutse riskerna med att lämna ifrån sig uppgifter och förstå vilken rätt de har till skydd för sina uppgifter. Därför arbetar barn- och utbildningsnämnden aktivt med att säkerställa att barn och elevers personuppgifter hanteras på ett säkert sätt genom tekniska och organisatoriska skyddsrutiner. Dessa åtgärder säkerställer att ingen mer än de som behöver uppgifterna har åtkomst till dem.

Det finns tillfällen när vi måste behandla känsliga uppgifter om dig eller ditt barn. Det kan till exempel vara information om fysisk och psykisk hälsa inom elevhälsan eller religiös och filosofisk övertygelse som kan visa sig genom behov av specialkost. Behandling av känsliga personuppgifter görs bara när det finns ett uttryckligt behov och när lagstiftningen medger det. Vi behandlar alltid känsliga uppgifter med största försiktighet.

• Elevhälsa

Våra personuppgiftsbehandlingar

Här följer exempel på de vanligaste personuppgiftsbehandlingarna i barn- och utbildningsnämndens verksamheter grupperade efter den rättsliga grunden behandlingen vilar på.

Allmänt intresse

• Ansökning, placering och administration av elever i skola
• Ansökning, placering och administration av elever i modersmålsundervisning och studiehandledning
• Kontaktuppgifter till barn, elev och vårdnadshavare för kommunikation
• Kontaktuppgifter till medborgare för att hantera synpunkter och ärenden
• Dokumentation av barn och elevers utveckling
• Administration av närvaro, omdömen och betyg
• Administration av konton till digitala och didaktiska verktyg
• Hantering av specialkost
• Avgiftshantering av barnomsorg
• Interkommunal ersättning
• Intern ekonomisk fördelning
• Kamerabevakning i vissa lokaler
• Ansökningar till utlysta tjänster

Avtal

• Placering av barn och elever på förskola, fritidshem och musikskola

Myndighetsutövning

• Beslut om betyg
• Beslut om disciplinära åtgärder
• Beslut om särskilt stöd

Rättslig förpliktelse

• Kunna fullgöra utbildning enligt de krav som ställs utifrån skollagstiftning.
• Dokumentation av skada, tillbud och kränkningar
• Hantering av skolplikt
• Arbetsrättsliga behandlingar

Samtycke

• Fotografering eller filmning som inte krävs för det pedagogiska uppdraget. Aktivt samtycke krävs för denna typ av personuppgiftsbehandling

Vilka kan vi komma att dela ditt barns personuppgifter med?

Dina uppgifter kan behandlas av förvaltningens medarbetare, personuppgiftsbiträde (exempelvis leverantör av verksamhetssystem) och tredje part.

Endast de medarbetare som har behov av personuppgifterna för sitt arbete har tillgång till dem.

När personuppgiftsbiträden anlitas tecknas personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer hög säkerhet vid hantering av personuppgifter.

Personuppgifter lämnas till tredje part när det är nödvändigt. Se exempel nedan:

• Andra vårdgivare (endast efter inhämtat medgivande)
• Andra vårdgivare (endast efter inhämtat medgivande)
• Annan skolhuvudman
• Arbete- och välfärdsförvaltningen
• Diskrimineringsombudsmannen
• Försäkringsbolag (endast efter inhämtat medgivande)
• Försäkringskassan
• Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
• Nationella vaccinationsregistret
• Rättsväsendet
• Skolinspektionen
• Skolverket

Allmänna handlingar

Personuppgifter som finns i allmänna handlingar kan lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Vem som helst kan begära att ta del av en allmän handling. Vi gör alltid en sekretessprövning innan vi lämnar ut handlingar som innehåller personuppgifter.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Vi sparar uppgifterna så länge som de krävs för vår handläggning och myndighetsutövning. I vår dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som vi i enlighet med gällande arkivregler ska lagra och hur länge.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som vi behandlar om dig eller om ditt minderåriga barn. Det kan du få genom att begära ett registerutdrag där det framgår bland annat vilka uppgifter vi sparar om dig/ditt barn. Om du tycker att de uppgifter vi behandlar är felaktiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade. I vissa fall har du rätt att få dem borttagna, om det inte strider mot lagstiftning som säger att vi fortsatt ska behandla personuppgifterna.

Kontakta personuppgiftsansvarig nämnd, barn- och utbildningsnämnden, om du vill begära ut ett registerutdrag.

Du har rätt att klaga till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi hanterar dina uppgifter på ett felaktigt sätt.

Personuppgiftsansvarig

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig nämnd. Under Kontakt hittar du kontaktuppgifter.

• Barn- och utbildningsnämnden

Kontakta oss gärna

Om du har frågor om hur vi hanterar personuppgifter så når du oss på

• buf@kristianstad.se