Social dokumentation

Vad är social dokumentation?

I all verksamhet där man arbetar med kund, person som beviljats individuellt behovsprövade SoL- och LSS-insatser, har man en dokumentationsskyldighet. (Undantag för detta är personlig assistans där den enskilde själv är arbetsgivare).

I socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) finns regler om att dokumentation av kundens ärende ska upprättas. Även hur dokumentationen ska utformas beskrivs i reglerna.

Syften med social dokumentation

Social dokumentation utgör ett viktigt instrument i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings-, och utvärderingsarbetet. I dokumentationen tydliggörs kundens behov av söd och hjälp samt vad, hur, när och vem som ska tillgodose behoven.

Dokumentationen är avsedd att vara ett stöd för den eller de personer som ansvarar för hjälp/stöd till kunden.

Den utgör ett arbetsverktyg för personalen att kunna få information för att kunna utföra ett gott arbete utifrån kundens behov och förmågor, delaktighet och inflytande.

Ny personal för kunden ska kunna utföra sitt arbete med utgångspunkt i den sociala dokumentationen.

Kunden har rätt att kunna följa sitt ärende och dokumentationen bidrar till kundens möjlighet till insyn och översikt i sitt ärende. I genomförandet ska kunden ges möjlighet till delaktighet och hur delaktigheten ska ske ska framgå i dokumentationen.

Dokumentationen är även ett underlag vid uppföljning, tillsyn och kontroll och har betydelse i rättsliga sammang och för forskning.

För att socialtjänsten ständigt ska kunna förbättras och utvecklas och genom det skapa förbättringar för kunden behöver insatser dokumenteras och följas upp systematiskt.

Personakt

Den sociala dokumentationen samlas i det som kallas personakt. Personakten kan vara såväl elektronisk som fysisk.

Den elektroniska personakten har omsorgsförvaltningen i verksamhetssystemet LifeCare. Den är uppdelad på handläggare och utförare.

Den fysiska personakten finns också både hos handläggare och utförare. Oftast används en dokumentvagga eller en pärm som fysisk personakt hos utföraren.

Förvaring av personakt:

All social dokumentation ska förvaras säkert så att den inte är tillgänglig för obehöriga. Det kan se olika ut för olika utförare men huvudregeln är alltid att förvaringen ska vara säker ur ett sekretessperspektiv.

I personakten hos utföraren förvaras:

• genomförandeplan
• journalanteckningar
• inkomna handlingar
• upprättade handlingar

(dessa kan alltså vara såväl elektroniska som fysiska)

Start av personakt

Då ett uppdrag från myndighetsenheten kommer till utföraren verkställer enhetschefen ärendet i verksamhetssystemet. Det skapas då en personakt för kunden i verksamhetssystemet. Det är den elektroniska personakten. En fysisk personakt behöver också skapas för de pappersdokument som inkommer eller upprättas.

Avslut av personakt

Då ett uppdrag avslutas hos utföraren ska det avslutas  både i verksamhetssystemet (elektroniskt) och i den fysiska personakten hos utföraren. Den fysiska personakten hos utföraren ska gallras (se avsnittet gallring)  och det som ska sparas enligt dokumenthanteringsplan sammanförs till personakten hos myndighetsenheten.

Handlingar som upprättas ska vara väl strukturerade och tydligt utformade

De handlingar som hålls samman i en personakt ska hållas ordnade på ett sådant sätt att det enkelt och överskådligt går att hitta,  följa och granska genomförandet av en insats.

En ordning av de fysiska dokument som behöver organiseras i en fysisk personakt hos utföraren ska organiseras i kronologisk ordning.

Börja här!