Hantering av ärende med sekretessmarkering

Hantering av ärenden med sekretessmarkering

Berör alla personuppgifter som namn, adress, familj, telefonnummer etc. 

Start av ärende med sekretessmarkering:

• När den enskildes personnummer skrivs in i verksamhetssystemet syns namn och personnummer men ingen adress.
• Handläggare/enhetschef/legitimerad personal ska informera den enskilde om förutsättningarna samt journalföra att information getts.
• Respektive enhetschef inom berörd enhet utser den personal som ska arbeta med den enskilde/patienten.
• Respektive enhetschef inom berörd enhet tilldelar behörighet till åtagandet. Kontakt tas direkt med systemförvaltare, ej via IT-supporten.
• Behörigheterna sekretessmarkeras för övrig personal och uppgifterna ska vara tillgängliga för så få personer som möjligt.
• Även vid personalkrävande insatser ska antalet personal hållas nere.
• Eventuella pappersutskrift av akt och andra anteckningar ska hållas inlåsta och åtskilda från övriga akter och material.

Informationsöverföring mellan myndighet och verkställighet

• Uppdrag överlämnas till verkställigheten genom beställning via verksamhetssystemet. Information gällande skäl för skyddade personuppgifter och vilken hotbild som föreligger (i de fall handläggaren känner till detta) lämnas över till ansvarig för verkställigheten. Den enskilde ska lämna samtycke till att information lämnas över och till vem.

Informationsöverföring mellan huvudmän och HsL/SoL/LSS

• Rutin för SIP i HSL-handboken

Informationsöverföring mellan verkställighet och Räddningstjänsten

• Riskbedöm och upprätta handlingsplan för hur kontakt angående trygghetslarm ska ske. 

Informationsöverföring avvikelser

• Skyddade personuppgifter - Kristianstads kommun

Informationsöverföring Websesam

• Kontakt med Websesam

Verkställighet matdistribution

Kunder med skyddad identitet kommer att få kyld mat. Leveranssätt bedöms utifrån de enskilda förutsättningarna i det enskilda fallet. 

Avslut av sekretessmarkering

• Ansvarig handläggare/enhetschef/legitimerad personal ansvarar för att information lämnas till berörda när sekretessmarkeringen inte längre är aktuell. Den som först får informationen ansvarar för att förmedla till övriga.
• Därefter ska information lämnas till systemförvaltare så att behörigheter kopplade i system kan avslutas.
• Ansvarig handläggare/enhetschef/legitimerad personal dokumenterar detta i den enskildes journal.

Hantering av ärenden med skyddad folkbokföring

Berör alla personuppgifter som namn, adress, familj, telefonnummer etc. samt att personen är folkbokförd på annan ort.

Start av ärende med skyddad folkbokföring:

• När den enskildes personnummer skrivs in i verksamhetssystemet kommer informationen saknas i befolkningsregistret.
• All post till den enskilde skickas via förmedlingsuppdrag om inget annat har angivits. Lägg försändelsen i ett kuvert, klistra igen detta och ange personnummer (10 siffror) utanpå. Lägg detta sedan i ett ytterkuvert (flera kuvert kan läggas i samma ytterkuvert) men följande adress:

Skatteverket, Förmedlingsuppdrag
Box 2820
403 20 Göteborg

• Om något är oklart ring Skatteverkets skyddshandläggare på telefon 010-573 55 00. De är tillgängliga måndag – fredag kl 9-15.
• Ingen kommunikation av skyddade personuppgifter får ske via e-post.

Informationsöverföring mellan myndighet och verkställighet

• Uppdrag överlämnas till verkställigheten genom beställning via verksamhetssystemet. Information gällande skäl för skyddade personuppgifter och vilken hotbild som föreligger (i de fall handläggaren känner till detta) lämnas över till ansvarig för verkställigheten. Den enskilde ska lämna samtycke till att information lämnas över och till vem

Informationsöverföring mellan huvudmän och HSL/SoL/LSS

• Rutin för SIP i HSL-handboken

Informationsöverföring mellan verkställighet och Räddningstjänsten

• Kontakt ang trygghetslarm?

Informationsöverföring avvikelser

• Skyddade personuppgifter - Kristianstads kommun

Informationsöverföring Websesam

• Kontakt med Websesam

Verkställighet matdistribution

Kunder med skyddad personuppgifter kommer att få kyld mat. Leveranssätt bedöms utifrån de enskilda förutsättningarna i det enskilda fallet.

Avslut av skyddad folkbokföring

• Ansvarig handläggare/enhetschef/legitimerad personal ansvarar för att information lämnas till berörda när skyddad folkbokföring inte längre är aktuell. Markering kommer att försvinna från journalsystemet när uppgifter uppdateras gentemot befolkningsregistret.
• Den som först får informationen ansvarar för att förmedla till övriga.
• Därefter ska information lämnas till systemförvaltare så att behörigheter kopplade i system kan avslutas.
• Ansvarig handläggare/enhetschef/legitimerad personal dokumenterar detta i den enskildes journal.

Hantering av ärenden med fingerade personuppgifter

Personen har en ny identitet. Kopplingen mellan den nya och den gamla identiteten finns endast hos Rikspolisstyrelsen.

• Hanteras som alla andra personer inom förvaltningen.