Rensning, gallring och arkivering av akt

Då ett SoL/LSS- ärende avslutas i verkställigheten ska genomförandeakten rensas och lämnas till Myndighetsenheten för arkivering tills det är dags för gallring. Rutinen nedan beskriver vad som ska göras med dokumentationen efter att ett ärende avslutats.

Det som beskrivs nedan kring rensning av genomförandeakt gäller när ett ärende, så som tex hemtjänst/ boendestöd avslutas pga att kunden flyttar till vård- och omsorgsboende/ Bostad med särskild service, flyttar till annan kommun, själv avslutar insatserna, byter till extern utförare  eller då kund avlider. Då avslutas ärendet i såväl verksamhetssystemet som av den fysiska genomförandeakten.

Byte av utförare inom kommunal verksamhet

Om kund byter utförare inom den kommunala verksamheten, tex om kund som beviljats hemtjänstinsatser flyttar till annat geografiskt hemtjänstområde/ enhet eller kund som beviljats Vård- och omsorgsboende eller Bostad med särskild service byter till annat boende inom kommunen avslutas INTE ärendet. Då byts bara utförare i verksamhetssystemet och genomförandeakten följer med till nya enheten.

Rensning, gallring och arkivering av akt

Rensning av (fysisk) genomförandeakt

Att rensa en (fysisk) genomförandeakt innebär att alla handlingar som inte längre behövs avlägsnas från akten då ett ärende avslutas. En genomförandeakt bör i första hand rensas från:

  • Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse (t.ex. ”Kom-i-håg-lappar” som inte längre fyller någon funktion då om det ska dokumenterats i journal är gjort).
  • Utkast och "kladdar" vars betydelse upphört i och med att uppgifterna sammanställs i t.ex. journalen eller genomförandeplanen.
  • Kopior som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten, samt
  • Trycksaker som inte har någon betydelse för ärendet (t.ex. informationsbroschyrer, visitkort till serviceinrättningar för fotvård, hårvård etc.).

 

Överlämning till Myndighetsenhet

  • Det är enhetschefens ansvar att tillse att när ett uppdrag avslutas ska genomförandeakten rensas och dokumentationen (enbart originalhandlingar) avseende insatser enligt SoL och LSS som inte finns i den digitala dokumentationen överlämnas till Myndighetsenhete
  • Överlämnandet ska ske inom 7 dagar efter det att uppdraget upphört (eller efter överenskommelse med Myndighetsenheten).

Dokument från genomförandeakten sammanförs på så vis vid avslut av uppdrag enligt SoL/LSS med personakten som finns på Myndighetsenheten där den arkiveras i fem år.  Det innebär att all dokumentation i ett avslutat ärende nu finns på ett ställe tills det är dags att gallra.

Arkivering och gallring

Handlingar enligt SoL och LSS ska gallras fem år efter avslutad insats. Det är Myndighetsenheten som sköter arkivering och gallring.

Bra att veta:

Gallringsplikt enligt SoL och LSS

Huvudregeln är att handlingar i en personakt ska gallras fem år efter senaste anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna får inte gallras så länge uppgifterna om samma person finns kvar i en sammanställning av personuppgifter, det vill säga ett register. Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Vissa handlingar ska av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Detta gäller individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad. Dessa akter skickas av Myndighetsenheten till Kommunarkivet. 

Enskild verksamhet

Huvudregeln är att gallringsplikten i enskild verksamhet innebär att handlingar ska gallras två år efter att sista anteckningen gjordes i akten. Kristianstads kommun har genom att teckna avtal med leverantörer enligt LOV och LOU gjort ett undantag för denna regel. I avtalet eller tillägg till avtalet framgår att dokumentationen enligt SoL ska överlämnas till Myndighetsenheten när uppdraget upphör. 

 

 

  • Meddela fel på sidan

    Har du någon annan fråga till kommunen skickar du in den här.

    * Obligatoriskt om du vill få svar

    Det du skickar till kommunen blir allmän handling.