Rensning, arkivering och gallring av genomförandeakt
Då ett SoL/LSS- ärende avslutas i verkställigheten ska den fysiska genomförandeakten rensas och därefter överlämnas till Myndighetsenheten för arkivering tills det är dags för gallring. Rutinen nedan beskriver vad som ska göras med dokumentationen efter att ett SoL/LSS-ärende avslutats.
Rensning av (fysisk) genomförandeakt
Att rensa en genomförandeakt innebär att alla handlingar som inte längre behövs avlägsnas från akten då ett ärende avslutas. Akten ska vid överlämnandet till Myndighetsenheten endast innehålla sådant material som ska sparas enligt omsorgsförvaltningens Dokumenthanteringsplan.
Exempel på dokument som ska rensas är:
- Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse ,t.ex. ”Kom-i-håg-lappar” som inte längre fyller någon funktion då det dokumenterats in journal.
- Utkast och "kladdar" vars betydelse upphört i och med att uppgifterna sammanställts i t.ex. journal eller genomförandeplan.
- Kopior som inte behövs för att kunna förstå akten, samt
- Trycksaker som inte har någon betydelse för ärendet (t.ex. informationsbroschyrer, visitkort etc.)
Överlämnande av akt till myndighetsenheten
- Enhetschefen ansvarar för att genomförandeakten är rensad då den överlämnas till Myndighetsenheten.
- När akten inkommer till Myndighetsenheten ska det tydligt framgå namn och personnummer på kund, avslutsdatum, avslutsorsak samt varifrån akten kommer. (Nedan i "Relaterad information/ Dokument" finns försättsblad för detta ändamål)
- Överlämnandet till Myndighetsenheten ska ske inom 7 dagar efter det att verkställigheten avslutats.
Tänk på att:
- Eventuell HSL-dokumentation inte ska skickas till Myndighetsenheten. Om det finns HSL-dokumentation i genomförandeakten vid rensning ska den dokumentationen i sin helhet överlämnas till ansvarig legitimerad personal som i sin tur tar hand om den enligt gällande regler för rensning, arkivering och gallring för HSL- dokumentation i Dokumenthanteringsplanen.
- Hyreskontrakt ska skickas till administratör på planeringsenheten.
-
Kunders eventuella Kassaböcker ska inte ska skickas till Myndighetsenheten. Enligt Dokumenthanteringsplanen förvaras dessa på respektive enhet och gallras 10 år efter redovisningsåret.
-
Om akten inte inkommer enligt ovan till Myndighetsenheten kommer den att skickas tillbaka till ansvarig utförare.
Byte av utförare inom kommunal verksamhet
Om kund byter utförare inom den kommunala verksamheten, tex kund med beviljade hemtjänstinsatser byter utförare till annan hemtjänsenhet, kund med beviljat vård- och omsorgsboende eller bostad med särskild service enligt LSS byter till annat boende ska ärendet inte avslutas. Vid sådana tillfällen byts endast utförare i verksamhetssystemet och genomförandeakten följer med till nya enheten.
Extern/ privat verksamhet
Huvudregeln är att gallringsplikten i extern/ privat verksamhet innebär att handlingar ska gallras två år efter att sista anteckningen gjordes i akten. Kristianstads kommun har genom att teckna avtal med leverantörer enligt LOV och LOU gjort ett undantag för denna regel. I avtalet eller tillägg till avtalet framgår att dokumentationen enligt SoL ska överlämnas till Myndighetsenheten när uppdraget upphör. Akten ska inte överlämnas vid byte eller flytt till annan utförare.
Gallringsplikt enligt SoL och LSS
Huvudregeln är att handlingar i en personakt ska gallras fem år efter senaste anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna får inte gallras så länge uppgifterna om samma person finns kvar i en sammanställning av personuppgifter, det vill säga ett register. Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Vissa handlingar ska av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Detta gäller individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda den 5:e, 15:e och 25:e varje månad. Dessa akter skickas av Myndighetsenheten till Kommunarkivet.