Matkassa

Gemensamma måltider

Inom funktionsstöd förekommer frivilliga gemensamma måltider, dvs de boende i en gruppbostad köper in, tillagar och äter mat  tillsammans. Betalning för gemensamma måltider sker till en matkassa. För att införa en enhetlig hantering av matkassorna har omsorgsnämnden beslutat om följande regler. 

Matkassan, inbetalningsbelopp och regleringar

Den boende bestämmer tillsammans med anhörig/legal företrädare i vilken utsträckning man ska delta i gemensamma måltider.

Omsorgsförvaltningens personal fastställer tillsammans med de boende och deras anhöriga/legala företrädare en prislista för de gemensamma måltiderna.

Till stöd kan man använda konsumentverkets beräkningar som finns på nätet, länk finns i länklistan längst ned på sidan.

Antal måltider per månad, kostnadsberäknade efter fastställd prislista ligger till grund för inbetalningen till den gemensamma matkassan.

Till matkassan ska också inbetalas en summa för gemensamma förbrukningsartiklar ex diskmedel och hushållspapper samt eventuell hemkörningsavgift för varor, från butik till gruppbostad. 

Om boende tillfälligt önskar äta måltider utöver förbeställda noteras detta som extramåltider på den boendes matlista och skulden regleras i samband med nästa inbetalning till matkassan.

Om personal vid något tillfälle deltar i måltider noteras detta som extramåltid på personalens veckoblad och regleras kontant till matkassan för respektive gruppbostad alternativt genom samlad insättning på kommunens bankgiro. Den kontanta behållningen i matkassan får inte överstiga 500 kronor.

Om boende inte ska delta i måltider enligt överenskommelsen, och meddelar detta i så god tid att inga kostnader uppstår, dvs innan matvaror är inköpta, får den boende detta reglerat i efterhand genom en minskning av nästa inbetalning. Kontanta utbetalningar från matkassan medges inte.

Om frånvaro meddelas så sent att kostnad hunnit uppstå medges inte något avdrag,

Matkostnaden inbetalas månadsvis i förskott till kommunens bankgiro. Överskott i matkassan regleras senast efter varje 3 månadersperiod, då överskjutande medel återbetalas till den boende alternativt avräknas nästa månad. 

Avtal om deltagande i matkassa

Enhetschefen ansvarar för att ett avtal finns upprättat mellan den boende och förvaltningen om måltider och priser. Ett sådant avtal ska göras årligen eller när förändringar sker.

Ansvar för matkassan

För varje matkassa ska finnas ansvarig personal (ordinarie och eventuellt vice). Ansvarig noterar extramåltider, frånvaro och personalens måltider i kassaboken och ser till att rätt inbetalningar görs. Ansvarig personal kontrollerar matkassans inköp.

Redovisning

Inbetalning sker till kommunens bankgiro varifrån fakturor för respektive matkassa betalas. Bokföring sker i enlighet med kommunens gällande regelverk och finns samlat i kommunens redovisningssystem.

Förvaltningens kassabok för matkassor ska föras för kontanta inbetalningar i enlighet med de regler som finns i kassaboken. Kassabok och verifikationer ska sparas och arkiveras av kommunen som räkenskapsmaterial.

Inköp, matkassan

Inköp till matkassan delas dessa in i tre kategorier: ”Ok”, ”Ej ok” och ”Att tänka på innan”. Faller inköpet under kategorin ”Att tänka på innan” ska det ha varit en kontakt med enhetschefen innan inköpet genomförs.

Ok:

• Mat
• Engångsmaterial; ex bakplåtspapper, engångsformar, plastpåsar
• Diskmedel
• Tvättmedel

Ej ok:

• Hushållsredskap (ej engångs)
• Porslin och bestick
• Inredning

Att tänka på innan:

Blommor, är det kunderna eller personalen som vill ha?

Kalastillbehör, ex ballonger, serpentiner. Vem? Är det till alla eller en kund, kanske bättre att köpa med privata medel?

Matlådor, är det engångs så kan det vara ok, annars kanske varje kund ska köpa själv?

Öl, här måste man tänka efter så att alla på boendet har åldern inne.

Kaffe och kaffefilter, inhandlas till kunderna via matkassan, till personal via Proceedo, inte att blanda ihop.

Kontroll av matkassa

Anhörig/Legal företrädare

Anhörig/legal företrädare har möjlighet att när som helst utföra kontroll av matkassan och dess redovisning. Verkställda kontroller ska dokumenteras i kassaboken. Ett antal gode män kan vara inblandade i kontrollerna och de kan därför träffa överenskommelse om vem som ska utföra kontroll. Liksom för övriga privata medel ska kontroll ske minst var sjätte månad eller oftare efter behov och önskemål.

Enhetschef

Ansvarig enhetschef ska kontrollera matkassan i enlighet med kontroll av övriga privata medel. Kontrollerna dokumenteras i kassaboken för matkassan.