3 Gemensamma rutiner

.

3:1 Solidaritet

Schemaprocessen bygger på ett gemensamt ansvar där samtliga tillsvidareanställda medarbetare ingår.

3:2 Samplanering

Enheterna ska samplanera sin bemanning enligt modellen familj – vänner - bekanta. Detta för att medarbetarnas kompetens ska tas tillvara i så stor utsträckning som möjligt och för att medarbetarna ska få ut så mycket som möjligt av sin sysselsättningsgrad redan i planeringsstadiet.

Chefer har ansvar att tillsammans se över varje områdes behov av bemanning utifrån bemanningskrav och medarbetares önskemål om sysselsättning. Detta ska ske regelbundet.

Genom att ha strukturerade och regelbundna bemanningsmöte, förslagsvis en gång i veckan, inom familjen skapas förutsättningar för en strategisk planering gällande bemanningsfrågor och personalresurser, både i det långsiktigt strategiska arbetet och kortsiktigt i det dagliga operativa arbetet.

Inför varje schemaperiod i planeringsfasen ser enhetscheferna i familjen över sin bemanning gemensamt inom konstellationerna. I Time Care Planering görs kontroll av resurs, d.v.s. resurserna kontrolleras mot behovet. Där framgår tydligt vilka personalresurser som finns kopplat till behovet i verksamheten. Detta ger en tydlig bild av hur bemanningssituationen ser ut inför kommande schemaperioder.

Med framförhållning kan eventuell över/underkapacitet inför en schemaperiod hanteras. Det innebär att personalresurser kan lånas ut/flyttas inom familj, vänner, bekanta.

I första hand sker samplanering inom den egna enheten. Om behov för ytterligare samplanering finns vidgas ringen.

Grundprincipen är att medarbetaren gör så mycket som möjligt av arbetstiden på huvudarbetsstället, för att värna kontinuiteten. Schemasupporten bistår chefer i samplaneringen.

3:3 Rätt till heltid och möjlighet till tjänstledighet

Tillsvidareanställda medarbetare är anställda på heltid i sin grundanställning.

En gång årligen ges möjlighet att ansöka om partiell tjänstledighet. När heltid införs blir det olika datum för olika enheter men från och med 2018 gäller tjänstledigheten från 1 januari. Detta innebär att ansökan om partiell tjänstledighet, som ska vara gjord tre månader innan den ska börja gälla, ska vara inskickad senast den 1 oktober året innan. Ansökan görs i Heroma självservice.

Möjligheten att ansöka om tjänstledighet öppnas upp en månad innan, d.v.s. den 1 september varje år.

Chefen har därefter två månader på sig att undersöka möjligheten att bevilja tjänstledigheten, men rekommenderas att göra det så snabbt som möjligt för medarbetarens skull. Senast den 1 december varje år ska chefen meddela medarbetaren om ansökan tillstyrks eller avslås.

Förutsättningen att arbeta lägre sysselsättningsgrad än heltid kan se olika ut inom olika verksamheter och grundas på verksamhetens behov. Om en enhetschef avslår en tjänstledighetsansökan, ska det motiveras varför.

De medarbetare som har arbetstidsförkortning behåller sitt nuvarande heltidsmått.

3:3:1 Undantag

Följande kategorier undantas från rätten till heltidsanställningar:

  • Personliga tjänster
  • Medarbetare med partiell sjukersättning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning.
  • Medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, t ex lönebidrag och trygghetsanställning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning.
  • Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet.
  • Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy.

3:4 Bemanningskrav

Bemanningskravet utgör grund för hela schemaprocessen och kravet sätts av ansvarig chef. Bemanningskravet visar hur många medarbetare som måste vara på plats vid varje given tidpunkt och med vilken kompetens för att vi ska kunna tillhandahålla insatser av god kvalitet för dem vi är till för.

För de verksamheter som arbetar i Laps Care kommer bemanningskravet att kunna hämtas från Laps Care. Bemanningskravet tas fram manuellt av chefen och läggs in i Time Care Planerings produktionsplanering. Bemanningskravet uppdateras fortlöpande efter verksamhetens behov. Först när bemanningskravet är satt kan arbetstider fördelas.

Bemanningskravet måste alltid stämmas av mot tillgängliga resurser i budget och som alltid gäller god ekonomisk resurshushållning utifrån Kommunallagen.

3:5 Kriterier vid fördelning av arbetstider

Först när bemanningskravet är fastställt kan arbetstider fördelas och dessa fördelas utifrån följande aspekter:

  1. Bemanningskravets ska först och främst täckas
  2. Medarbetarna ska få arbetstid motsvarande sin sysselsättningsgrad inklusive resurspass
  3. Lagar, avtal och regler ska följas

3:6 Medarbetarpåverkan

Medarbetare har möjlighet att påverka sina arbetstider inför fastställande av schema. Grunden är att bemanningskravet ska täckas och medarbetaren måste ta hänsyn till kriterier så som t.ex. kontaktmannaskap, läkemedelsdelegeringar eller annan särskild kompetens, vid fördelning av arbetstider. Efter fastställt schema är det chefen som beslutar om eventuella förändringar.

Det finns olika alternativ för medarbetarna att påverka sina arbetstider.

Alternativ 1 – grundschema:

  • Enhetschefen skapar, med inflytande av medarbetarna, ett grundschema utifrån verksamhetens behov. Detta grundschema kopieras och rullas ut och förändringar i bemanningskravet, planerad frånvaro, möte, utbildningar med mera, korrigeras inför respektive schemaperiod.

Alternativ 2 – medarbetarpåverkan:

  • Enhetschefen skapar, med inflytande av medarbetarna, ett bemanningskrav utifrån verksamhetens behov (produktionsplanering). Medarbetaren planerar in sina arbetstider utifrån detta, t.ex. dag eller kväll samt planerad frånvaro, möte, utbildningar och veto.

Varje enhetschef beslutar om vilket av ovanstående alternativ som passar dennes verksamhet bäst.

3:7 Nattarbete

Även medarbetare som arbetar natt kommer att ha en heltidsanställning i grunden och får sin arbetstid förlagd enligt samma schemaprocess som övriga medarbetare.

Heltidsmåttet för nattjänst är som tidigare 36,33 timmar per vecka. Maximalt 80 % av heltidsmåttet får förläggas i form av nattarbetspass (med nattarbetspass avses hela arbetspasset som förläggs nattetid). Resterande arbetstid upp till heltid förläggs i form av arbetspass företrädesvis som kvällspass.

Dag som följer efter nattarbetspass används för sömn och återhämtning. Medarbetare natt har rätt till nio fridagar på fyra veckor, som övriga medarbetare. Möjlighet att avstå enstaka fridag finns för arbetstagare som så önskar.

Läkarundersökning för nattmedarbetare görs obligatoriska, inte bara för arbetsgivaren att erbjuda utan även för medarbetaren att delta vid. Arbetsmiljöverkets regelverk för frekvens gäller i detta avseende.

3:8 Rörlighet utifrån kompetens

Rörlighet mellan familj/vänner/bekanta utifrån kompetens omfattar samtliga medarbetare som har direktkontakt med kunder. Medarbetaren har ett huvudarbetsställe där denne gör merparten av sin arbetstid, men när medarbetaren inte behövs där all sin arbetstid kan denne omdirigeras för att utföra arbete någon annanstans, där medarbetaren har kompetens. Denna omdirigering kan ske antingen i planeringsstadiet vid samplanering med andra enheter eller i fastställt schema i form av resurspass.

Samtliga medarbetare får vara beredda på att utföra arbete på fler än ett arbetsställe, men det är på sitt huvudarbetsställe som medarbetare ses som ordinarie.

3:9 Ersättning för resor i tjänsten

I de fall en medarbetare ska arbeta ett resurspass på en annan arbetsplats än sin ordinarie gäller följande angående reseersättning.

 

  1. Färd mellan bostad och ordinarie arbetsställe A0 ger aldrig ersättning. Samma gäller vid kvällskonferenser. Om man väljer att åka hem under mellantiden utgår ej reseersättning.
  2. Färd mellan bostad och A2 ger inte ersättning eftersom den sträckan är kortare än bostaden till A0.
  3. Färd mellan bostad och A3 ger ersättning för den del av sträckan som är längre än färdvägen mellan bostad och A0.
  4. Färd mellan A0 och A2 samt A0 och A3 ger alltid ersättning

I övrigt hänvisas till kommunens övergripande riktlinjer för resor i tjänsten.

3:10 Introduktion

En ny medarbetare kan behöva introduktion på en arbetsplats innan arbete utförs. Introduktionens omfattning ska anges av ansvarig chef och kan skilja sig åt från en verksamhet till en annan.

Introduktionen kan också se olika ut för en tidigare erfaren medarbetare jämfört med en ny, oerfaren medarbetare. Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg med att ha fått tillräcklig introduktion.

3:11 Mottagande enhet

Alla vi som arbetar inom omsorgsförvaltningen har ansvar att ta emot nya medarbetare på ett bra och välkomnande sätt. Det är viktigt att det känns tryggt att komma till sin arbetsplats och att den information som var och en behöver för att kunna utföra sitt arbete, finns lättillgänglig och är uppdaterad.

3:12 Helgtjänstgöring

I en verksamhet som bedrivs veckans alla dagar behöver ordinarie medarbetare fördela sin arbetstid jämnt mellan dagtid och kvällstid, vardag och helg om kvalitet och kontinuitet ska kunna hållas hög för brukarna. Det finns också ett tydligt samband i sådan verksamhet mellan mängden helgarbete och alla medarbetares möjlighet att få höga sysselsättningsgrader.

I nedan länk till film följer ett exempel som visar hur höga sysselsättningsgrader hänger ihop med helgarbete i en verksamhet, om verksamheten bedrivs veckans alla dagar med samma kunder vardag som helg.

SKL:s film om heltidsinförande: http://play.skl.se/video/animerad-film

Om vi i för stor utsträckning begränsar mängden helgarbete och annan obekväm arbetstid för medarbetare i verksamhet som bedrivs veckans alla dagar skapar vi, som exemplet visar, låga sysselsättningsgrader och deltidsproblematik samt påverkar även kvaliteten för kunderna negativt, eftersom vi måste vara fler olika medarbetare för att lösa bemanningen.

Tätheten på helger ska motsvara kundernas behov och inte sänkas för att begränsa mängden helgarbete för medarbetare. Renodlade helgtjänster, där enskilda medarbetare i arbetslagen är anställda för att arbeta enbart helger, ska heller inte inrättas.

 
Helg vid tjänstgöring dagtid: Helg vid tjänstgöring nattetid:
fredag kväll   natt till lördag
lördag   natt till söndag
söndag   natt till måndag

Om en medarbetare schemaläggs enbart en fredag kväll så krävs ytterligare minst ett arbetspass den helgen för att det ska räknas som arbetad helg.

3:13 Schemaperiod - fyra eller åtta veckor

När en schemaperiod är fastställd ska den inte ändras i särskilt stor utsträckning utan den medarbetare som är inplanerad att göra ett arbetspass är också den medarbetare som i slutänden utför passet. Detta för att vi ska kunna säkra att vi har rätt kompetens och kontaktman på plats i verksamheten vid rätt tidpunkt och samtidigt upprätthåller lagar, avtal och regler för hur/när arbetstid får utföras. Dock har chefen rätt att leda och fördela arbetet.

Känd frånvaro ska planeras i schemaperioden och i första hand lösas inom arbetsgruppen.

Om schemaperioden i verkligheten ska bli så som vi planerat måste vi också fastställa korta perioder i taget eftersom kundernas behov och medarbetarnas förutsättningar är föränderliga. Vi kan planera för flera perioder, men vi fastställer endast en period i taget.

Ju kortare och mer välplanerade schemaperioder desto större sannolikhet att kvaliteten för kunderna blir hög och att medarbetarna får sina önskade ledigheter samt får ut mer av sin arbetstid på det huvudsakliga arbetsstället.

Att ha fyra- eller åttaveckors schemaperioder i verksamheten gör det också möjligt att hantera över- och underkapacitet på ett bra sätt - vi ser var vi har överskott på resurser och var vi saknar resurser.

3:14 Brytpunkt

Nedanstående tidpunkter är brytpunkter för dygns- respektive veckovila. Det är dock möjligt att ändra dessa brytpunkter om hela vännerkonstellationen är överens om det.

  • Dygnsvila 20:00
  • Veckovila onsdagar 13:00

3:15 Planerad frånvaro och fridagar innan schema fastställs

Känd frånvaro (se nedan) ska planeras i schemaperioden och i första hand lösas inom arbetsgruppen. Arbetsgruppen går in och täcker för sina kollegors frånvaro på den egna arbetsplatsen i första hand, och för frånvaro på närliggande arbetsplatser i andra hand. Chefen beviljar eventuell frånvaro efter fastställt schema endast vid särskilda skäl.

Medarbetaren har möjlighet att inkomma med önskemål om ledighet i form av:

  • Semesterdagar/semestertimmar
  • Kompledighet
  • Föräldraledighet
  • Tjänstledigt för studier
  • Tjänstledigt utan lön
  • Tjänstledighet för förtroendeuppdrag
  • Ledighet enligt FML (förtroendemannalagen)
  • Planerad sjukledighet (vid operationer och liknande)

Medarbetaren har rätt till nio fridagar på fyra veckor. Möjlighet att avstå enstaka fridag finns för arbetstagare som så önskar. Alla förändringar planeras under planeringsfasen. Det är chefen som beslutar om förändringarna.

Chef avgör vilka fridagar och andra ledigheter som kan beviljas innan schema fastställs och grunden är att bemanningskravet ska vara täckt. Chefs uppdrag är att bemanna verksamheten utifrån kundens behov, kontaktmannaskap, kvalitet, kontinuitet samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning.

Även önskemål om lagstadgade ledigheter som till exempel semester och föräldraledighet läggs in i önskemålsfunktionen i Time Care Planering och bedöms av chef.

När medarbetaren önskar sammanhängande semesterledigheter/föräldraledigheter söks ledigheten under hela perioden och bryts ej av fridagar. Detta för att visa chef/schemaadministratör att det är semester eller föräldraledigt som avses under hela perioden. En fridag har inte samma särställning som beviljad lagstadgad ledighet och medarbetaren kan under schemaläggningsprocessen få en fridag förflyttad samt kallas in att arbeta på en fridag under pågående schemaperiod om verksamheten kräver det. Systemet tillser att arbetstidslagstiftningen följs.

Ex. Om en medarbetare vill ha ledigt en hel vecka och söker semester måndag-fredag och lägger fridag lördag-söndag så kan det resultera i att medarbetaren i slutänden endast får ledigt måndag-fredag. Vill medarbetaren försäkra sig om att få ledigt även lördag-söndag så måste medarbetaren söka semester dessa två dagar också. Söks semester på detta sätt för en hel vecka (sju dagar) så dras endast fem semesterdagar från medarbetaren, men semesterledigheten är säkrad även för de två helgdagarna.

Samma princip gäller för föräldraledighet och annan tjänstledighet.

Ledigheter som ansöks tre månader i förväg eller mer ska, om inget extraordinärt råder, kunna beviljas. För huvudsemestern och storhelger gäller särskild planering.

Om samtliga medarbetare ansöker om ledighet, eller har förstärkt önskemål om ledigt, samma dag/tidpunkt styr bemanningskravet hur många som kan få ledigt vid den givna tidpunkten. Chef har ansvar att genom turordning eller på annat sätt säkerställa att gemensamt ansvar tas vid sådana tillfällen.

3:16 Kvoter vid ledigheter

Frånvaro ger kvot enligt schema.

3:17 Turbyten under pågående schemaperiod

Om medarbetare önskar byta turer med varandra under pågående schemaperiod på grund av att något oförutsett inträffat som inte varit möjligt att planera in i schema ska detta alltid godkännas av chef, som har ansvar att bemanna verksamheten utifrån kundens behov, kontaktmannaskap, kvalitet, kontinuitet, samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning. Turbytet läggs in både i Heroma och i Time Care Planering.

3:18 Arbetspassens längd

Arbetspass i ordinarie verksamhet som planeras in i schema är aldrig kortare än fyra (4) timmar, inte längre än 10 timmar men helst 8 timmar.

Arbetspass i form av till exempel enstaka utbildningstillfällen, arbetsplatsträffar och liknande kan vara kortare än fyra (4) timmar.

3:19 Delad tur

Delade turer ska inte finnas i medarbetares scheman.

3:20 Resurspass - verksamhetens över-/underkapacitet

All arbetstid ska vara utlagd i schema för respektive medarbetare. För att kunna täcka upp planerad frånvaro behöver vissa arbetspass bokas in som så kallade resurspass. Alla medarbetare, oavsett sysselsättningsgrad, kan ha upp till 20 % av sin schemalagda tid i form av resurspass.

Vid planering av resurspass har cheferna inom familj- och vännerkonstellationerna tillsammans ansvar för att hantera sina gemensamma resurspass. Detta görs genom att se över hur resurspassen ska fördelas inom familj och vänner, över veckans alla dagar, för att säkerställa att bemanningen täcker verksamhetens behov. Fram till 14 dagar innan schemastart kan enhetschefen fördela

resurspassen efter verksamhetens behov. Arbetspassen ska ligga i intervallen 06.00-23.00 eller 19.00–09.00. Schemat fastställs 14 dagar innan schemastart. De resurspass som inte blir bokade i schemaplaneringen förs över till Centrala bemanningsenheten och hanteras i Time Care Pool.

Medarbetarnas resurspass klocksätts senast 14 dagar innan resurspasset ska arbetas. Medarbetarna bokas sedan efter en prioritetsordning, i första hand på den egna enheten, i andra hand inom övriga enheter inom samma "familj", i tredje hand hos "vännerna" och i fjärde hand hos "bekanta".

Vid morgonpass: medarbetaren får senast kl. 16.30 dagen innan, via sms, veta var hen ska arbeta sitt resurspass.

Vid kvälls- och nattpass: medarbetaren får senast kl. 09.00 samma dag, via sms, veta var hen ska arbeta sitt resurspass.

Om medarbetaren blir sjuk när det återstår mindre än 14 dagar
tills dess att hen ska arbeta ett resurspass, ska sjukanmälan göras både till den egna chefen och till Centrala bemanningsenheten.

3:21 Administrativ process - Resurspass

Enhetschefen äger sina resurspass och ansvarar för hanteringen av dessa fram tills 14 dagar innan passet börjar gälla. Tillsammans med familj/vänner ansvarar enhetschefen för hur resurspassen ska fördelas och nyttjas.

Enhetschefen ska planera in vilka dagar och tider som resurspassen ska fördelas på (morgon starttid och kväll sluttid) samt lägga ut dem i schema (kan få stöd av schemasupporten med administration av detta).

3:21:1 Kortförklaring av resurspass

Resurspassen används under schemaplaneringen för att lösa bemanningskravet och planerad frånvaro. Resurspassen är inte en del av bemanningskravet men syns i bemanningsgrafen.

Enhetschefen ser i schemaöversikten i Time Care Planering vilka dagar resurspassen ligger och överbemannar därför grafen.

När schemat är fastställt exporteras obokade resurspass till Time Care Pool. När resurspasset är bokat exporteras det till Time Care Planering och till Heroma. I Heroma fastställs passet.

Enhetschefen ser hantering av alla resurspass i Time Care Planering.

3:21:2 Bokning av resurspass

Beställninginkommer från egna enheten:
Resurspass bokas tillbaka på enheten snarast den inkommit.

Beställningsom inkommer från familj/vänner:
Beställningen bokas ut senast dagen innan klockan 16:30. Resurspasset hålls obokat så länge som möjligt för att öka chansen att passet bokas tillbaka på den egna enheten.

Beställningsom inkommer från bekantskap:
Bokas upp i undantag om bemanningsenhetens bedömer att resurspassen kommer generera kostnader för förvaltningen i form av obokade pass.

Ingen beställning inkommer:
Blir man inte uppbokad på sitt resurspass ska man arbeta i sin ordinarie enhet.

Undantag från processen är resurspass på natten. Dessa bokas ut snarast beställningen har inkommit för att öka chansen att resurspasset blir bokat.

3:22 När bemanningskravet inte täckts - verksamhetens underkapacitet

I samband med att schema fastställs kan även underkapacitet uppstå, då bemanningskravet inte har gått att täcka med ordinarie medarbetares arbetstid (ska vid god bemanningsplanering endast ske i undantagsfall).

Chefen har ansvar att anmäla vakanser/vakanta arbetspass till Time Care Pool när schema fastställts.

3:23 Hantering av korttidsfrånvaro

Central bemanningsenhet stödjer verksamheterna med bemanning av akut korttidsfrånvaro från och med att verksamheten gått in i rätten till heltid. Enhetschefen kan förvänta sig att få stöd av central bemanningsenhet med:

  • Akut frånvaro - sjukdom 1-14 dagar, vård av sjukt barn, vak, enskild angelägenhet samt oförutsedda händelser i verksamheten.
  • Vikarie upp till tre månader - under pågående rekrytering av vakans/vikariat eller bedömning av längd på sjukskrivning.
  • Resurspass - administrera resurspasset utifrån de förutsättningar som enhetschefen lägger. Resurspasset kan användas för både planerad och akut frånvaro. Resurspasset ska företrädesvis användas vid akut frånvaro när resurspasset exporteras till Time Care Pool.

Planerad frånvaro ska i möjligaste mån planeras in i befintligt schema. Uppstår behov av resurs gällande planerad frånvaro som beställs i Time Care Pool används i första hand resurspass för att boka frånvaron. Finns inga resurspass kontaktas verksamheten utifrån de bemanningsbara resurser som finns.

  • Meddela fel på sidan

    Har du någon annan fråga till kommunen skickar du in den här.

    * Obligatoriskt om du vill få svar

    Det du skickar till kommunen blir allmän handling.