Biståndsprocessen

Aktualisering

En aktualisering innebär att något kommer till handläggarens kännedom.

Anmälan

En anmälan kan göras av t ex en granne, närstående eller hemtjänstpersonal som ringer och påtalar att någon har behov av insatser. Det kan också ske genom kontakt från sjukhus, då via regionens datasystem SVPL-IT.

Handläggaren registrerar i vårt verksamhetssystem att en anmälan har inkommit och kontaktar den enskilde för att se om denne vill göra en ansökan och därmed inleda utredning.     

Ansökan

En ansökan kan endast ske från den enskilde, vårdnadshavare eller legal företrädare. Vid annan situation, se även under presumtivt samtycke. En ansökan till biståndshandläggaren innebär att en insats enligt socialtjänstlagen efterfrågas.

Biståndshandläggaren tar emot ansökan som kan vara muntlig eller skriftlig vilket registreras i vårt verksamhetssystem. Därefter påbörjas en utredning och information som behövs för att fatta beslut om den sökta insatsen, samlas in. Detta sker ofta genom hembesök. En ansökan resulterar alltid i ett beslut, bifall eller avslag. 

Förfrågan/rådgivning  

En förfrågan innebär att någon har en fråga, ofta av generell karaktär. Detta kan t ex vara en anhörig som ringer och undrar vad som finns för insatser att få för sina föräldrar. En allmän förfrågan registreras inte om den enskilde inte är känd, i annat fall görs en journalanteckning i aktuellt ärende. 

Rådgivning innebär att någon vill ha råd för fortsatt agerande, t ex vilka ytterligare kontakter som den enskilde behöver ta. Detta kan innebära att biståndshandläggaren kan vara behjälplig och ge råd, t ex att kontakta primärvården. 

Vid en förfrågan/ rådgivning ger handläggaren information eller hänvisar till rätt instans, vilket kan innebära inom eller utanför den egna organisationen. Handläggaren förvissar sig också om att det är just en förfrågan och inte en aktualisering, vilket enklast sker genom att handläggaren frågar detta.   

Presumtivt samtycke – förmodat samtycke

Om den enskilde på grund av sjukdom eller annan ohälsa inte själv kan framföra sin ansökan, kan den ibland antas genom att närstående gör en ansökan. Det är handläggaren som avgör om ansökan kan antas genom närstående eller om det behövs en legal företrädare för att föra den enskildes talan.

Om handläggaren antar ansökan genom närstående ska det i utredningen dokumenteras hur handläggaren uppfattar situationen kring ansökan. 

Ansökan om insatser enligt LSS kan endast göras av den enskilde, legal företrädare eller ombud med fullmakt, enligt § 8 LSS.

Legal företrädare

Biståndshandläggarens uppgift gällande handläggning av yttrande till överförmyndaren om legal företrädare sker enligt Regeringens proposition 1987/88:124 om god man och förvaltare.

Detta innebär att det i första hand alltid skall erbjudas hjälp med ansökan till en god man. Om personen löper risk att fara illa och inte har insikt om behovet av stöd och då god man inte räcker till skall hjälp med ansökan om förvaltare påbörjas.  

Överförmyndaren kan vid behov ge en tilltänkt god man eller förvaltare delar av kunds personnr. utan namn, som sedan kan ringa upp handläggaren för att hämta mer information rörande uppdraget. Överförmyndaren sänder sedan över hela personnummer med namn på tilltänkt god man till handläggaren. På så vis hålls sekretessen.  

Det är mycket viktigt att handläggaren alltid dokumenterar om det råder oense i beslutsförslaget från överförmyndaren och då det blir ett annat beslut i Tingsrätten än vad som föreslagits från handläggaren.

Det är viktigt att överförmyndaren alltid lämnar skriftlig information till handläggaren angående ett godmanskap eller förvaltare. 

Vid vissa tillfällen kan det för biståndshandläggningen vara svårt att invänta en legal företrädare och då kan ett presumtivt samtycke vara gällande.

Beslut att inte inleda utredning

Handläggaren försäkrar sig först om att ärendet tillhör vår förvaltning annars hänvisas sökanden till annan förvaltning. Handläggaren ska även försäkra sig om den enskilde klarar av att ta den kontakten på egen hand annars sker det genom handläggarens försorg. 

Om utredning inte ska inledas ska aktualisering ske i verksamhetssystemet, och dokumentation ska ske i fritext i anmälan samt att beslut ska fattas om att ej inleda utredning. Om en Myndighetsjournal finns aktuell ska dokumentation ske i denna.

Beslut att inleda utredning

Ansökan kan ske genom telefonkontakt, personlig kontakt eller skriftligt. Utredning inleds det datum då handläggaren uppfattar att en ansökan sker.

Innehållet i en utredning om bistånd enligt SoL eller insatser enligt LSS

Utredningen innebär att samla in den information in som behövs för att fatta beslut om den sökta insatsen, vilket ofta sker genom hembesök. En ansökan resulterar alltid i ett beslut, bifall eller avslag. I vissa fall tas inga beslut, exempelvis om sökanden återtar sin ansökan, flyttar till annan kommun, eller avlider under utredningstiden. 

I verksamhetssystemet finns ett antal livsområden/relaterade faktorer som handläggaren ska välja när man skriver sin utredning. Den enskildes behov avgör vilka livsområden som är aktuella för utredningen.

I Kristianstads kommun utreds behov enligt "Individens behov i centrum" (IBIC).

När vi utreder enligt IBIC modellen följer vi de olika steg som finns.

Ursprunglig ansökan:

Handlar om den allra första informationen som vi får när kund, närstående, legal företrädare kontaktar oss för att ansöka om hjälp och stöd. För att ta reda på vad ansökan handlar om behöver vi ta reda på inom vilka livsområde som är aktuella.

Informerande samtal:

I första kontakten med sökanden erbjuder vi möjlighet till ett informerande samtal. Det informerande samtalet är den del där vi går djupare in på sökandens behov för att få mer kännedom om sökandens behov av stöd. I det informerande samtalet samtalar vi även om de insatser som finns och hur en ansökan går till. Är personen känd och har hjälp från oss sedan tidigare, eller om det nyligen varit hembesök så kan detta också göras i telefonsamtalet.

Förtydligad frågeställning:

Syftet med det informerande samtalet är att komma fram till den förtydligade frågeställningen. Det är här vi har ringat in de livsområdena som är aktuella att utreda inom och som kommer att vara den röda tråden i utredningen. Här skriver vi även in varifrån och när information inhämtats till utredningen.

Samtycke:

När vi behöver få information från andra är det viktigt att vi får sökandes samtycke och dokumenterar detta. Det är även viktigt att vi får den sökandes samtycke över vad vi får skicka för information till vald utförare.

Strukturerad dokumentation:

Nu är utredningen igång och för att kunna utreda och besluta i ansökan hämtar vi in de uppgifter som vi behöver för att kunna få den information som är nödvändigt. Det är viktigt att vi dokumenterar vem som säger vad, och varifrån vi får informationen, vi kan också dokumentera våra egna iakttagelser.

Livsområden:

Att vi utreder enligt IBIC modellen handlar om att vi i mötet med kunden går igenom behov och förmågor inom elva olika livsområden:

1. Lärande och att tillämpa kunskap (t.ex. lösa problem, fatta beslut).

2. Allmänna uppgifter och krav (t.ex. genomföra daglig rutin, hantera stress och andra psykologiska krav).

3. Kommunikation (t.ex. ta emot meddelanden på olika sätt, uttrycka sig på olika sätt, konversera, använda kommunikationsutrustning och kommunikationstekniker).

4. Förflyttning (t.ex. ändra grundläggande ställning, behålla en kroppsställning, lyfta och bära föremål, handens finmotoriska användning, gå, röra sig omkring på olika platser, använda transportmedel).

5. Personlig vård (t.ex. tvätta sig, sköta kroppsvård, sköta toalettbehov, klä sig, äta, dricka, sköta sin egen hälsa).

6.  Hemliv (t.ex. skaffa varor och tjänster, utföra hushållsarbete, ta hand om hemmets föremål, bistå andra).

7. Mellanmänskliga interaktioner och relationer (t.ex. skapa och behålla formella, sociala eller familjerelationer).

8. Utbildning, arbete, sysselsättning och ekonomiskt liv.

9. Samhällsgemenskap, social och medborgerligt liv (t.ex. samhällsgemenskap, rekreation och fritid, religion och andligt liv, att rösta vid allmänna val).

10. Känsla av trygghet är en psykisk kroppsfunktion.

11. Personligt stöd från person som vårdar eller stödjer en närstående är en omgivningsfaktor. Det sistnämnda området används när frågeställningen samtidigt avser ett indirekt stöd eller avlösning för en anhörig som vårdar eller stödjer den närstående.

Genom att samtala med den enskilde utifrån dessa livsområden, ringar vi in vad den enskilde behöver hjälp med, men också vilka förmågor som den enskilde har och som den enskilde ska bevara för att kunna fortsätta att leva ett så aktivt och meningsfullt liv som möjligt.

Relaterade faktorer:

En viktig del i mötet som är viktigt att samtala kring benämns i IBIC som relaterade faktorer. Relaterade faktorer är uppgifter och förhållanden som kan vara underlättande eller hindrande för sökanden när det gäller de livsområden som är aktuella för utredningen. De är viktiga för att förstå svårigheter i det dagliga livet utifrån en helhetssyn av hens situation samt det är viktiga för hur behovet ser ut inom de olika livsområdena. Dessa benämns som:

1. Omgivningsfaktorer – ex. Bostad, hjälpmedel/teknik. Relationer som finns och stöttar/inte stöttar, kön, ålder, yrke, religion, intresse. Beskrivning av den psykiska och sociala arbetsmiljön som är av vikt att dokumentera. Till exempel om den enskilde har husdjur, är rökare, finns fukt/mögel i bostaden, saknas arbetsredskap eller dessa är undermåliga. Beskriv även om det finns anledning att inte vara ensam då insatserna utförs. Ergonomisk arbetsmiljö och hygienisk arbetsmiljö.

2. Kroppsfunktioner/ kroppsstrukturer – fysiska och psykiska funktioner i kroppen, vilken funktionsnedsättning hen har till följd av sjukdomstillstånd. Hälsotillstånd, dvs. sjukdomstillstånd och diagnoser vilka inte hanteras av ICF. (Endast det som är relevant och påverkar den sökande.)

Kommunicering

Kommunicering måste alltid ske då utredningen innehåller uppgifter som lämnats av annan än den som söker biståndet och då beslutet kommer att innebära ett avslag på ansökan. En kommunicering sker muntligt eller skriftligt och innebär att uppgifterna som ligger till grund för kommande beslut skickas till/läses upp för den sökande. Han eller hon får sedan möjlighet att yttra sig över de uppgifter som finns i utredningen. Efter kommuniceringen gör handläggaren sin bedömning och fattar beslut i ärendet. Därefter delges beslutet sedvanligt. Ovan har beskrivits de fall då man måste kommunicera. Utredningen kan även annars kommuniceras, men det är då inte nödvändigt. 

Bedöma behov:

I denna del gör vi en behovsbedömning inom de livsområden som sökanden behöver hjälp inom utifrån inkomna uppgifter som vi har inhämtat från den sökande, eventuellt andra och egna iakttagelser för att beskriva det bedömda funktionstillståndet och det avsedda funktionstillståndet, dvs. målet. Det ska framgå om barnperspektivet har beaktats vid bedömning.

Bedömt funktionstillstånd: Beskriver nuvarande funktioner/svårigheter hos den enskilde.

Avsett funktionstillstånd: Beskriver den enskildes mål.

Stödjande/tränande/kompenserande insats: När vi har ringat in behovet som sökanden har behöver vi beskriva hur inriktningen ska vara på utförandet av hjälpen. 

Samlad bedömning

I den samlade bedömningen ska handläggaren med den insamlade informationen ta ställning till ansökan. Den samlade bedömningen ska innehålla:

Beskrivning av den sökandes behov.

Bedömning om behov/önskemål berättigar till stöd enligt SoL eller LSS.

När detta har konstaterats bör handläggaren erbjuda insats som tillgodoser de behov som konstateras (för att uppnå skäliga eller goda levnadsvillkor).

Det skall framgå från beslutsunderlaget vilka de behov är som enligt handläggarens bedömning berättigar till insats. 

Övergripande mål

De övergripande målen är de fastställda mål som socialstyrelsen har tagit fram. Vad skall uppnås med insatsen/insatserna. Vad skall insatserna innebära? Om man inte tycker att något av de övergripande målen passar in så kan man skriva in ett eget.

Beslutsmeddelande

Ett beslut fattas enligt SoL 4 kapitlet 1 § eller 4 kapitlet 2 § eller enligt LSS. I beslutet ska återfinnas vad som anges i ansökan. Ett beslut kan innebära bifall eller avslag på ansökan. Vid ett avslag ska alltid besvärshänvisning medsändas. I beslutsformuleringen ska beslutets tidsperiod anges. Ett beslut kan vara tidsbegränsat eller fattas tillsvidare. Beslut om bifall på ansökan om vård- och omsorgsboende/LSS-bostad, trygghetslarm och 80+ fattas alltid med tillsvidarebeslut. Insatsen boendestöd fattas alltid med tidsbegränsat beslut. Alla andra beslut prövas individuellt och det är handläggarens profession som styr beslutslängden. En beslutsformulering ska alltid innehålla uppgifter om när ett beslut kan omprövas. 

Hemgångsstödsteamets handläggare fattar tidsbegränsade beslut. Har en kund sedan tidigare tillsvidarebeslut på trygghetslarm och matdistribution så påverkas inte detta av de nya besluten som fattas om inte behovet är förändrat. Detta gäller även i de ärende där man inte behöver förändra insatskategorierna.

Information

Information lämnas om vilken utförare som är ansvarig verkställare av det beslut den enskilde fått, om avgifter och fritt val samt hur man går till väga vid en eventuell överklagan.

Fritt val

I samband med att den sökande beviljats bistånd, informeras brukaren om Fritt val i hemtjänsten av biståndshandläggaren. Kunden ska delgivas mapp om Fritt val och alternativa utförare i Kristianstad kommun. Därefter ska kunden välja utförare till biståndshandläggaren och därefter skickar biståndshandläggaren beställning till vald utförare. 

Utforma uppdrag

En beställning skickas till utföraren då beslut om bistånd har fattats. Beställning sker i verksamhetssystemet. Automatisk bekräftelse sker när utföraren verkställer ärendet.

Då beslut är fattat ska biståndshandläggaren förutom en beställning till utföraren även skicka en bevakning i Procapita till övriga berörda proffessioner, exempelvis avgiftshandläggare, arbetskonsulenter, teknisk larmgrupp. 

Delgivning av beslut

I samtliga fall då ett beslut fattas sker delgivning av beslutet. Delgivning kan ske muntligt och/eller skriftligt. En muntlig delgivning av beslutet kan ske så snart handläggaren har fattat beslutet. En muntlig delgivning sker oftast i samband med telefonsamtal eller i samband med hembesök/planering på sjukhus/SIP. Vanligast förekommande är att handläggaren delger beslutet skriftligt tillsammans med utredningen. Men i vissa fall kan en skriftlig delgivning ske av endast beslutsformuleringen vid bifall. Beslutet kan delges till den sökande själv eller legal företrädare.

Vid ett beslut om avslag på ansökan sker alltid delgivningen skriftligt med mottagningsbevis. I vissa förekommande fall överlämnas beslutet personligen till den sökande. 

Avgiftshandläggaren skickar ut avgiftsbeslut till den enskilde vid insatser som genererar en avgift. 

Debitering påbörjas alltid från hel kalendermånad.

I avgiftsberäkningen finns sedan regler för hur avdrag ska ske om insatsen enbart gällt delar av månaden. Utföraren skickar in information till avgiftshandläggaren om ärendet har påbörjats under en kalendermånad.

Kvalitetsuppföljning

Uppföljning skall ske med den enskilde efter att ett beslut verkställts för att säkerställa att insatserna har påbörjats enligt beslut och att hjälpen ges med god kvalitét. Dokumentation sker i myndighetsjournal. Uppföljningen skall genomföras enligt upprättad rutin.

Avvikelse

Om biståndshandläggaren får signaler från kund, anhörig eller legal företrädare om att beviljat bistånd inte fungerar av olika anledningar, kan en registrering göras av handläggaren. Detta innebär att biståndshandläggaren dokumenterar i Myndighetsjournalen samt vid behov registrerar en avvikelse i Flexite gällande vad som framkommit, hur informationen kommit till kännedom samt i vilken situation som det framkommit klagomål/synpunkter.  Biståndshandläggaren informerar ansvarig utförare via bevakning.

När ett ärende upphör att gälla

Om kunden inte längre önskar fortsätta med sina pågående insatser, så meddelar kunden utföraren som dokumenterar anledningen i genomförandejournal. Utföraren ska informera biståndshandläggaren för kännedom, som avslutar pågående beslut samt även meddelar avgiftshandläggaren.  

Om kunden meddelar biståndshandläggaren så ska handläggaren meddela utföraren samt även meddela avgiftshandläggaren. Dokumentera anledningen i myndighetsjournal samt avsluta pågående beslut. Utföraren skickar en frånvarorapport för delar av månaden om det behövs till avgiftshandläggaren.  

Om en kund avlider ska utföraren dokumentera i genomförandejournal samt informera handläggaren som avslutar ärendet.

Vid avslut av ärenden är det alltid handläggaren som avslutar besluten i verksamhetssystemet och skickar bevakning till avgiftshandläggaren.

Utföraren ansvarar för att all dokumentation omgående återlämnas till Myndighetsenheten för arkivering.  

Uppsägningstid

Kund har en veckas uppsägning i samband med byte till annan utförare.