Utlämnande av journal

Rutin för utlämnande av journalhandling.

Utlämnande av journalhandling

En journalhandling är en framställning i skrift, bild eller en upptagning som kan höras, avlyssnas eller på att sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En allmän handling definieras som en handling som antingen upprättas hos myndigheten eller kommer in till myndigheten. Allmän handling kan antingen vara offentlig eller hemlig. Allmän handling ska på begäran lämnas ut om den inte innehåller uppgifter som kan vara sekretessbelagda. Alla handlingar i personakten/genomförandeakten/patientjournalen är allmänna handlingar, men omfattas av sekretess. Originalhandlingar får aldrig lämnas ut (pappersversion). Minnesanteckningar är inte en allmän handling. Finns det tveksamheter kring utlämnandet ska verksamhetschef kontaktas.   

Utlämnande till patienten/kunden

Patienten/kunden har rätt att få ta del av handlingar som berör honom/henne. Undantag regleras i OSL 25kap. 6§ (hälso- och sjukvård) och OSL 26 kap. 5§ (socialtjänst).

Patienten/kunden kan begära ut handlingar genom ett personligt besök, via brev, e-post, telefon eller ombud.

Ansvarig för utlämnande av handlingar:

-        Hälso- och sjukvård: legitimerad personal med patientkontakt

-        Socialtjänst: enhetschef eller biståndshandläggare

Ansvarig vid beslut om ej utlämnande av handlingar:

-        Hälso- och sjukvård: verksamhetschef

-        Socialtjänst: verksamhetschef och myndighetschef

Ansvarig prövar om det finns hinder för utlämnandet enligt OSL 25kap. 1§ och 6 § (hälso- och sjukvård) eller OSL 26 kap. 1§ (socialtjänst). Finns inga hinder för utlämnande av patientjournalen/handlingen gäller att patienten/kunden skyndsamt ska få ta del av handlingarna. Uppgifterna kan lämnas ut som en kopia, avskrift eller genom att patienten/kunden får läsa patientjournalen/handlingen på plats. Patienten/kunden ska erbjudas hjälp vid läsningen. Den som lämnar ut patientjournalen/handlingen ska förvissa sig om att det är rätt mottagare som tar emot handlingarna. Skickas kopior med post ska brevet rekommenderas. Kommunen har rätt att ta betalt för utlämnade kopior. Aktuell prisinformation finns på kommunens intranät Insidan.

I journalen ska den som lämnar ut journalkopian/handlingen dokumentera att en prövning gjorts enligt ovanstående samt att en kopia är utlämnad till patienten/kunden, vem som lämnat ut kopian och om kopian är hämtad av patienten/kunden, skickad med rekommenderat brev eller överlämnad på annat sätt.

Utlämnande till annan än patienten/kunden

Annan än patienten/kunden själv har rätt att begära ut en journalhandling/handling i akten då dessa är allmänna handlingar som omfattas av sekretess. Om en sådan begäran inkommer ska den ansvarig göra en sekretessprövning enligt OSL 25kap. 1§ (hälso- och sjukvård) eller OSL 26 kap. 1§ (socialtjänst). Även om patienten/kunden har lämnat sitt samtycke ska en menprövning göras. Om inga sekretesskäl talar emot ett utlämnande kan ex. närstående få ut journalhandlingar. Även här gäller skyndsamhetskravet. Uppgifterna ska lämnas ut enligt samma rutin som till patienten/kunden och i dessa fall ska det även dokumenteras till vem man lämnat ut journalhandlingen, hur personen legitimerat sig, att prövning skett samt hur uppgifterna lämnats ut det vill säga om de är hämtade av den som begärt ut dem, skickade med rekommenderat brev eller utlämnade på annat sätt.

Utlämnande till annan vårdgivare/myndighet

I dessa fall måste patienten/kunden lämna sitt samtycke. Detta noteras i journalen av ansvarig. När kopior skrivs ut från verksamhetssystemet till vårdgivare eller myndigheter utanför den egna kommunen ska det framgå i journalen vem som fått kopian, när den lämnades ut och från vilken del av patientjournalen/akten utskriften är gjord.

Vid ett tillsynsbesök i verksamheten av exempelvis IVO efterfrågas ofta kopior av journaler.  Innan kopior lämnas ut ska de avidentifieras.

Ingen utlämning

Om uppgifterna inte kan lämnas ut efter menprövning ska ärendet lämnas vidare till verksamhetschefen eller myndighetschef (se ovan).  Är menprövningen korrekt ska verksamhetschefen/myndighetschefen ge den som begärt ut uppgifterna ett skriftligt avslagsbeslut med motivering till avslaget samt en hänvisning till var han/hon kan överklaga beslutet. På ”Insidan” finns mallar att använda vid beslut om sekretess eller delvis sekretess. Det är Kammarrätten i Göteborg som prövar som första domstolsinstans överklaganden av beslut som gäller frågan om någon har rätt att ta del av en allmän handling, så kallade sekretessmål.

Utlämning inom enskild hälso- och sjukvård

Detta regleras enligt 5 kap. 2§ och 8 kap. 2§ PdL. En journalhandling inom enskild hälso- och sjukvård ska på begäran av patienten eller närstående lämnas ut snarast möjligt. Om den ansvarige anser att det finns hinder för att utlämna journalen ska han/hon skriva ett yttrande som skickas till IVO.

  • Meddela fel på sidan

    Har du någon annan fråga till kommunen skickar du in den här.

    * Obligatoriskt om du vill få svar

    Det du skickar till kommunen blir allmän handling.