Informationsöverföring vid kund/patients flytt
Rutin för överföring av information då patient/kund flyttar eller byter leverantör.
SoL/LSS
För den sociala dokumentationen gäller följande: Om en kund byter särskilt boende, i egenregi, följer dokumentationen kunden. Enhetschefen på det boende kunden flyttar från ombesörjer att journalhandlingar i pappersform kommer till det boende kunden byter till. Enhetschef på mottagande enhet ändrar utförare i Procapita.
Då ett beslut avslutas, avslutas också den sociala dokumentationen i just det beslutets utförande/genomförande. Originaldokumentation i pappersformat överlämnas till Myndighetsenheten för förvaring i personakten. Exempel på detta är då en kund exempelvis avslutar hemtjänst i ordinärt boende och flyttar till särskilt boende.
Hälso- och sjukvård
När en patient flyttar permanent mellan olika enheter i kommunen ska alla journalhandlingar följa med. Observera att originalhandlingar aldrig får skickas med patienten eller på något sätt som innebär att obehöriga kan få tillgång till journalen.Den legitimerade personalen kommer överens i varje enskilt fall hur patientjournalen i pappersform kommer till den nya enheten. Den datoriserade patientjournalen flyttas över till den nya enheten av den legitimerade personal som lämnar/flyttar över patientjournalen till den nya enheten.
Vid flytt mellan geografiska områden kontaktas i första hand systemförvaltaren för att verkställa flytten av patientjournalen. Finns inte systemförvaltaren tillgänglig kan legitimerad personal med kommunövergripande behörighet flytta journalen. Det är superanvändarna, personal på korttidsboende samt personal i Hemgångsstödsteamet som har kommunövergripande behörighet.
Om patienten har korttidsvård eller växelvård stannar journalhandlingar i pappersformat kvar hos den ursprungliga enheten och journalhandlingar som upprättas i pappersform på korttids/växelvårdsboendet förvaras där. De sistnämnda skickas antingen till den ursprungliga enheten eller, om patienten flyttar, till den nya enheten om den är kommunal när korttidsvården avslutats.
Epikris
Vid alla byten av vårdform, exempelvis flytt från korttidsboende till ordinärt boende, flytt från ordinärt boende till vård- och omsorgsboende, flytt från kommunen eller byte av utförare till extern vårdgivare ska en epikris gällande omvårdnad, rehabilitering, habilitering och hjälpmedel, efter patientens samtycke, skickas/lämnas till den nya vårdgivaren. En kopia på de planer som gäller pågående insatser lämnas, efter patientens samtycke, till den nya vårdgivaren. Samtycker inte patienten till att överlämning av uppgifterna får ske till den nya vårdgivaren lämnas uppgifterna till patienten.
Epikrisen upprättas i patientjournalen av legitimerad personal. Dokumentation görs gällande att epikrisen överlämnats samt om överrapportering av pågående vård och behandling har gjorts. Därefter ska alla journalhandlingar arkiveras enligt gällande rutin. Patientjournalen i Procapita ska avslutas i samband med övergången och systemförvaltaren spärrar åtkomsten till journalerna för den överlämnande parten.
Epikrisen ska innehålla information om genomförd samt aktuell vård och behandling. Följande ska finnas med, men även annan information kan vara aktuell i det enskilda fallet. Vid tveksamheter ska MAS/MAR kontaktas. Epikrisen skrivs ut från systemet och lämnas i pappersform till den nya vårdgivaren.
- Sammanfattat hälsotillstånd
- Pågående vård och behandling inklusive re/habilitering och hjälpmedelsinsatser
- Aktuella bedömningar
- Riskindikatorer
- Varning (om aktuella uppgifter finns)
- Smitta (om aktuella uppgifter finns)
- Observera (om aktuella uppgifter finns)
- Eventuella mätvärden av vikt
Övriga uppgifter
- Aktuella patientuppgifter (kopia)
- Lämnade samtycken
- Aktuella planer (kopia) exempelvis vårdplan, läkemedelshantering, rehabiliteringsplan eller habiliteringsplan
- Aktuella ordinationer (kopia)
- Aktuella träningsprogram (kopia)
Vid behov kan den skriftliga informationen kompletteras med en muntlig överrapportering från överlämnande legitimerad personal till mottagande legitimerad personal kring pågående behandling exempelvis sårvård, träning eller förskrivning av hjälpmedel.