Arkivering bevarande gallring

Rutin för arkivering, bevarande och gallring av patient/kunddokumentation

Gallringsplikt enligt SoL och LSS

Huvudregeln är att handlingar i en personakt ska gallras fem år efter senaste anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna får inte gallras så länge uppgifterna om samma person finns kvar i en sammanställning av personuppgifter, det vill säga ett register. Gallringen ska göras årligen och den ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Vissa handlingar ska av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring. Detta gäller individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda den

  • femte,
  • femtonde och
  • tjugofemte i varje månad

Undantag gäller handlingar som har kommit in eller upprättats i samband med att en underårig placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat särskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om honom/henne.

Huvudregeln är att gallringsplikten i enskild verksamhet innebär att handlingar ska gallras två år efter att sista anteckningen gjordes i akten. Kristianstads kommun har genom att teckna avtal med leverantörer enligt LOV och LOU gjort ett undantag för denna regel. I avtalet eller tillägg till avtalet framgår att dokumentationen enligt SoL ska överlämnas till myndighetsenheten när uppdraget upphör. 

Gallringsplikt inom hälso- och sjukvården

Avliden

Avlidna patienters pappersjournaler ska förvaras i minst sex månader i närarkivet hos ansvarig legitimerad personal. Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas därefter enligt nedan beskrivna rutin, till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Utflyttad ur kommunen

Pappersjournaler på patienter som flyttat från kommunen förvaras i närarkivet hos ansvarig legitimerad personal i tre år. Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas därefter enligt nedan beskrivna rutin, till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Patient med för tillfället avslutade insatser

Dessa journalhandlingar förvaras i närarkivet hos ansvarig legitimerad personal i minst tre år efter att sista anteckningen gjorts i journalhandlingen. Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas därefter enligt nedan beskrivna rutin till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Bevarande av journalhandlingar

Journalhandlingar ska enligt PdL sparas i 10 år efter att sista uppgiften fördes in i handlingen. Journalhandlingar på patienter som är födda dag -05, 15 och -25 i en månad ska bevaras.

Alla signeringslistor gällande förskrivningar/ordinationer inom hälso- och sjukvården är journalhandlingar och ska sparas i 10 år. Ligger de i personakten ska de sparas lika länge som övriga journalhandlingar.

Gallring

Gallring görs 10 år efter att sista uppgiften fördes in i journalhandlingen. Pappersjournaler gallras av ansvarig legitimerad personal. Den datoriserade patientjournalen gallras av systemförvaltaren.

Arkivering

Vid arkivering av handlingar ska en sammanhållen patientjournal/personakt eftersträvas. Den legitimerade personalen respektive biståndshandläggaren kommer överens om vem som i varje enskilt ärende eller övergripande på arbetsplatsen ansvarar för nedanstående. Varje lagrum ska sorteras för sig.

Gem, plastfickor etc. tas bort. Kopior på handlingar som finns dokumenterat i verksamhetssystemet ska strimlas. Handlingarna sorteras i kronologisk ordning. När det gäller hälso- och sjukvård kontrollera att information från olika listor är införd i den datoriserade journalen.

Ansvarig profession lägger den genomgångna patientjournalen/personakten i ett därför avsett personaktomslag. Personaktomslaget ska märkas i övre högra hörnet stående A4, med datum när patienten/kunden avled, patienten/kundens namn, personnummer, samt om det är ett ansvars/försäkringsärende, lex Maria-ärende eller lex Sarah-ärende (som är anmält till IVO).

Patientjournalen sorteras i följande ordning:

  • Patientjournal
  • Läkemedelsinformation
  • Förskrivningar/ordinationer
  • Signaturförtydligande
  • Signeringslistor
  • Medicinsk epikris/remisser slutenvård
  • Laboratorielista (då svaren inte är inskrivna)
  • Information vid akutbesök (då ordination från läkare är noterad på baksidan)
  • Upprättade skriftliga träningsprogram
  • Remissvar
  • Röntgensvar
  • Övrigt

Personakten enligt SoL och LSS sorteras i följande ordning:

  • Utredningar och beslut som är undertecknade
  • Journalanteckningar
  • Genomförandeplan
  • Levnadsberättelse
  • Fallrapporter och checklista för förebyggande av fallolyckor
  • Signaturförtydligande
  • Övriga inkomna och upprättade handlingar

Leverans till kommunarkivet

  • Leveranser till kommunarkivet sker i maj månad eller november månad. Varje journalhandling ska läggas i ett personaktomslag. Därefter samlas handlingarna ihop i en låda/kartong. (finns inget krav på särskilda arkivkartonger). Märk kartongen med blyerts varifrån handlingarna kommer, förvaltning och enhet.
  • Ansvarsärenden/försäkringsärenden läggs för sig i en egen låda/kartong.
  • Kartongerna/lådorna med journalhandlingar lämnas till Kommunarkivet. Tidsbokning måste alltid göras med Kommunarkivet innan lämning. För mer information kring inlämning följ information från Kommunarkivet.  Vid lämning till kommunarkivet ska ett leveranskvitto fyllas i och tas med. Leveranskvittot hittar du genom att följa länken till Kommunarkivet. När handlingarna mottagits av arkivarien ska han/hon ta en kopia på blanketten och när listan bockats av, skickas kopian i retur som kvitto på lämnade handlingar.
  • Personaktomslag 120 g beställs, efter samråd med enhetschef, från den leverantör som kommunen har avtal med. Det finns inget krav på arkivbeständighet utan endast åldringsbeständighet.
  • Meddela fel på sidan

    Har du någon annan fråga till kommunen skickar du in den här.

    * Obligatoriskt om du vill få svar

    Det du skickar till kommunen blir allmän handling.