Diarium, arkiv och sekretess
Den kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter ska registreras och ordnas på ett sätt så att det går att hitta snabbt och enkelt. Diariet är en förteckning över dokument som kommit in eller upprättats av kommunen. I arkivet bevaras handlingarna under en längre tid.
Ta del av våra handlingar
Enskilda har rätt att ta del av de flesta av kommunens allmänna handlingar och vi ska lämna ut dem skyndsamt. Undantagna är de uppgifter som omfattas av sekretess. En handling klassas som allmän om den har kommit in eller upprättats av myndigheten och den förvaras hos myndigheten. Det vill säga någon av kommunens olika förvaltningar.
Vad är handlingar?
En handling kan vara in- och utgående skrivelser, brev, e-post, bilder och olika inspelningar. En handling kan finnas i både digital och fysisk form. Det är också beslut som fattas på olika nivåer och så kallade tjänsteutlåtanden som kommunens handläggare skriver som underlag för besluten.
Vad är ett ärende?
Ett ärende är begreppet för ett antal handlingar som tillsammans blir underlag för någon form av beslut eller åtgärd. Det kan till exempel vara ett brev med ett önskemål om bidrag eller tillstånd från en medborgare eller företagare. En utredning i frågan av en handläggare och ett underlag till beslut för politikerna. Tillsammans blir detta ett ärende.
Hur registreras handlingar och ärenden?
När en handling kommer in till kommunen eller när vi själva upprättar en handling registreras de i diariet. Handlingen får då ett särskilt nummer som kallas för diarienummer eller ärendenummer. Diariet är en förteckning över alla våra handlingar och du kan själv söka i vårt diarie. Äldre handlingar bevaras i kommunarkivet.
En del handlingar är sekretessbelagda
Vissa kommunala handlingar är hemliga för att skydda enskilda människors personliga förhållanden i ärenden som rör till exempel skola, förskola eller socialtjänst. De uppgifterna är sekretessbelagda och du har inte rätt att läsa dem eller få någon muntlig information om uppgifterna. Bestämmelser om sekretess finns framför allt i offentlighets- och sekretesslagen.
Sekretess bedöms vid varje tillfälle
Sekretess bedöms varje gång någon begär att få ta del av en handling. Det innebär att kommunen inte kan sekretessbelägga en handling för all framtid. Om du inte får ta del av en handling eller uppgift för att den är sekretessbelagd har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.