Digitalisering av lokalvården

Från papperslistor och manuella scheman till digitala ritningar och realtidsuppdateringar. Med det nya verksamhetssystemet Cleanpilot tar lokalvården ett stort steg in i framtiden. Det digitala stödet ska ge bättre överblick, effektivare arbetsflöden och skapa bättre förutsättningar för både medarbetare, chefer och kunder.

Lokalvården tar stora steg i sin digitala utveckling genom införandet av Cleanpilot, ett digitalt verksamhetssystem som förändrar hur städning planeras, genomförs och följs upp.

Genom att medarbetarna använder Cleanpilot kan exempelvis cheferna snabbare fånga upp en hög arbetsbelastning och kunna stödja sina medarbetare.

– Den viktigaste resursen lokalvården har är ju alla våra fantastiska medarbetare och vi vill att de ska ha en så bra arbetsmiljö som möjligt och även på ett enkelt sätt kunna visa kunden vilken bra kvalitet lokalvården levererar varje dag, säger Lise-Lotte Lundin Petersson, avdelningschef för lokalvården.

I dagarna beräknas samtliga lokalvårdare arbeta i Cleanpilot, det som kvarstår är korttidsvikarierna.

Tidigare har mycket av arbetet skett analogt. Lokalvårdarna hade sina städscheman på papper och cheferna hanterade information om städobjekt i Excel-filer som uppdaterades några gånger per år. Med Cleanpilot kan förändringar nu göras i systemet och nå lokalvårdare och chefer i realtid.

– Nu kan vi göra ändringar som når lokalvårdaren direkt, säger Jerker Andersson, enhetschef för lokalvårdsenhet 4 och projektledare för Cleanpilot.

De första lokalvårdarna startade i november 2025 med 11 lokalvårdare i Åhus samt på Rådhuset. I december lades hela enhet 4 in i systemet.

En viktig lärdom från uppstarten var att det krävs mycket förarbete med bland annat ritningarna. Byggnader har renoverats och många rum har ändrat användningsområde genom åren. På en skola kan till exempel ett grupprum nu användas som kontor och vilket av förskoleavdelningens lekrum används nu som vilrum eller matrum?

– I detta förberedande arbete har lokalvårdarna varit till stor hjälp med att visa upp sitt städobjekt och berätta vilka rum som används till vad och hur ofta det städas, säger Louise Roth, systemadministratör.

Digitalt stöd i vardagen

Alla lokalvårdare har nu en surfplatta med sitt personliga schema. Surfplattan placeras i en hållare på städvagnen. I surfplattan finns även digitala ritningar över byggnaderna de ansvarar för.

För att få systemet att fungera fullt ut har ett omfattande arbete gjorts med att kvalitetssäkra ritningar över kommunens lokaler.

Rum som ska städas markeras blå och blir gröna när de klarmarkerats som städade. Lokalvårdarna ser även vad det är som ska göras i respektive rum, till exempel damning som sker en gång i veckan.

Systemet gör det också möjligt för lokalvårdare att fungera som ”hjälpare”, där de kan se kollegor i samma område som kan behöva stöd, exempelvis vid sjukfrånvaro.

Nästa steg: kvalitetskontroller och mer samordning

Nu när samtliga lokalvårdare är utbildade och jobbar i systemet är nästa steg att lägga in kvalitetskontrollerna direkt i systemet, så att de kan utföras på plats digitalt. Planer finns också på att lägga in externa leverantörers scheman, exempelvis så att lokalvårdare kan se när fönsterputsning ska ske på en specifik plats.

På sikt hoppas man även att kunder ska kunna ta del av information och kontroller via rapporter i systemet.

Nya arbetssätt kräver nya vanor

För lokalvårdarna innebär förändringen också nya rutiner.

– Jag tycker det är bra med struktur. Utmaningen har varit att lära sig något nytt. Vi städar mycket på rutin och har det mesta i huvudet, så det kan vara lätt att glömma att klarmarkera ett rum man städat. Men det handlar om att ändra sina vanor, säger lokalvårdaren Siri, som städar på Diamantens förskola i Tollarp.

Om Cleanpilot

Cleanpilot är ett digitalt verksamhetssystem och städverktyg utvecklat av norska företaget Datec. Systemet används för att förenkla planering, utförande, kommunikation och dokumentation inom lokalvård.

Några av funktionerna är:

• Digitala arbetsorder istället för papperslistor
• Realtidsöversikt över städstatus
• Förbättrad kommunikation mellan lokalvårdare, chefer och kunder
• Digital hantering av scheman och kvalitetskontroller
• Möjlighet till framtida integrationer, exempelvis entreprenörsscheman
  

Införandet är ett led i att modernisera lokalvårdens arbete och skapa bättre förutsättningar för kvalitet, flexibilitet och samarbete.