Diarium, arkiv och sekretess

Den kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter ska registreras och ordnas på ett sätt så att det går att hitta snabbt och enkelt. Diariet är en förteckning över dokument som kommit in eller upprättats av kommunen. I arkivet bevaras handlingarna under en längre tid.

Ta del av våra handlingar

Medborgarna har rätt att ta del av kommunens allmänna handlingar och vi ska lämnas ut dem skyndsamt. En handling klassas som allmän om den har kommit in eller upprättats av myndigheten och att den förvaras hos myndigheten. Det vill säga någon av kommunens olika förvaltningar.  

Vad är handlingar?

En handling kan vara  in- och utgående skrivelser, brev, e-post, bilder och olika inspelningar. En handling kan finns i både digital och fysisk form. Det är också beslut som fattas på olika nivåer och så kallade tjänsteutlåtanden som kommunens handläggare skriver som underlag för besluten.

Vad är ett ärende?

Ett ärende är begreppet för ett antal handlingar som tillsammans blir underlag för någon form av beslut eller åtgärd. Det kan till exempel vara ett brev med ett önskemål om bidrag eller tillstånd från en medborgare eller företagare. En utredning i frågan av en handläggare och ett underlag till beslut för politikerna. Tillsammans blir detta ett ärende. 

Hur registreras handlingar och ärenden?

När en handling kommer in till oss eller när vi själva upprättar en handling registreras de i diariet. Handlingen får då ett särskilt nummer som kallas för diarienummer eller ärendenummer.  Diariet är en förteckning över alla våra handlingar och du kan själv söka i vårt diarie. Äldre handlingar bevaras i kommunarkivet. 

En del handlingar är sekretessbelagda

Vissa kommunala handlingar är hemliga för att skydda enskilda människors personliga förhållanden i ärenden som rör skola, förskola eller socialtjänst. De uppgifterna är sekretessbelagda och du har inte rätt att läsa dem eller få någon muntlig information om uppgifterna. Bestämmelser om sekretess finns framför allt i offentlighets- och sekretesslagen.

Sekretess bedöms vid varje tillfälle

Sekretess bedömas varje gång någon begär att få ta del av en handling. Det innebär att kommunen inte kan sekretessbelägga en handling för all framtid. Om du inte får ta del av en handling eller uppgift för att den är sekretessbelagd har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.

  • Report errors on page

    For other questions to the municipality, please use this form.

    * Mandatory if you want a reply

    What you send to the municipality becomes common record.