Rutin vid behov av ny lokal/fastighet

I de fall verksamheten behöver byta lokaler eller utöka sin verksamhet måste vi säkerställa att ärendet går rätt väg. Nedan rutin gäller, men ni kan alltid kontrollera med:

• För äldreomsorgen verksamhetsutvecklare lokaler- och säkerhet, planeringsenheten (nedan VU)
• För Funktionsstöd planeringsstrateg (nedan PS)

1. Enhetschef (EC) går till verksamhetschef (VC) med underlag för dialog (syfte med lokalen etc.)
   
   
2. Vid godkännande av VC går EC till VU/PS och meddelar att de har behov av en ny lokal som gör bedömningen om det ska fyllas i en o-SLOKS-blankett eller behovsanalys (och även förmedlar mall)
   a. o-SLOK:s-blankett fylls i av EC
   b. EC skickar blanketten till VC för underskrift
   c. VC skickar underskriven blankett till VU/PS
   d. Behovsanalys skrivs och lämnas till VU/PS – de kan vara behjälpliga vid skrivandet om så önskas
   
   
3. VC lyfter ärendet i o-SLOK
   
   
4. Ärendet beslutas eller avslås i o-SLOK
   
   
   
5. Lämnar PS ärendet till a-SLOK
   
   
6. Lokalförsörjningsstrateg KLK lyfter ärendet i a-SLOK
   
   
7. Vid godkännande i a-SLOK får TEK i uppdrag att antingen starta förstudie eller att förvaltare att leta efter lokal enligt behovsanalysen i steg 2
   
   
8. TEK återkopplar vilka lediga lokaler som skulle vara lämpliga och bokar vid intresse visning
   
   
9. När verksamheten bestämt sig för vilken fastighet som är lämplig undersöker EC tillsammans med fastighetsförvaltaren om det är aktuellt med renovering/anpassningar samt vem som bär kostnaden (om OMS ska bära kostnaden (<80.000kr) måste detta lyftas och godkännas i o-SLOK)
   
   
10. EC tar fram investeringskostnader samt tar kontakt med sin ekonom för att ta fram personalkostnader/driftskostnad. Detta ska förankras med verksamhetschef.
    
    
11. Förvaltare räknar fram aktuell hyra
    
    
12. Förvaltare tar fram förslag på hyreskontrakt
    
    
13. Lämnar planeringsstrateg ärendet till a-SLOK
    
    
14. Lokalförsörjningsstrateg lyfter ärendet på a-SLOK och begär hyreskompensation
    
    
15. A-SLOK godkänner och lyfter ärendet till SLOK för godkännande
    
    
16. SLOK godkänner eller lyfter ärendet vidare till KS för beslut
    
    
17. KS godkänner eller avslår
    
    
18. Återkoppling på o-SLOK