Rutin hyreskontrakt
Vid upprättande av hyreskontrakt i vård- och omsorgsboende ska rutinen nedan följas.
Rutinbeskrivning för hyreskontrakt i vård- och omsorgsboende
Följande rutiner ska följas vid upprättande av hyreskontrakt:
A. Vård- och omsorgsboende i kommunens regi:
Enhetschefen ansvarar för att hyreskontrakt upprättas. Skatteverkets lägenhetsnummer, ett fyrsiffrigt nummer, ska användas vid ifyllande av hyreskontrakt.Hyreskontraktet gäller från och med den dag som kunden/dennes företrädare tackar ja till lägenheten eller det senare datum då lägenheten är inflyttningsklar.Enhetschefen ansvarar för att informera kunden om startdatum från vilket hyran kommer att debiteras. Startdatumet ska dokumenteras i gällande verksamhetssystem. Inflyttning bör ske så snabbt som möjligt, inom 10 dagar efter att lägenheten är inflyttningsklar.Hyreskontraktet skrivs ut i två exemplar. Båda exemplar skrivs under av enhetschef och kund/dennes företrädare. Hyreskontraktet skrivs i första hand under av hyresgästen eller dennes legale företrädare (god man eller förvaltare) och i andra hand av den som har fullmakt att företräda kunden. Anhöriga eller närstående som saknar fullmakt från kunden är inte befullmäktigade att skriva under hyreskontraktet. Om kunden saknar godtagbar företrädare bör ansökan om god man inledas.Kunden/dennes företrädare erhåller det ena hyreskontraktet tillsammans med de nycklar som tillhör lägenheten och eventuellt förråd.Enhetschefen förvarar boendets exemplar i kundens akt.Boendets exemplar av hyreskontraktet arkiveras tillsammans med kundens akt.
Vid uppsägning av lägenheten:
Uppsägning av lägenheten ska ske skriftligen, tidigast till månadsskifte som inträffar närmast efter 3 månader från uppsägningen. Enhetschefen gör anteckning om uppsägning i gällande verksamhetssystem. Enhetschefen och kunden/dennes företrädare undertecknar "Överenskommelsen om avflyttning". Tid för avflyttning ska anges. Det tidigaste datum för avflyttning är datum då lägenheten har återlämnats slutstädad. Om en annan hyresgäst flyttar in innan uppsägningstidens slut, kommer den avflyttande kunden endast att debiteras hyra fram till dess.
Vid byte av lägenhet inom samma boende:
Ett nytt hyreskontrakt med aktuella uppgifter om den nya lägenheten upprättas, se A. Vård- och omsorgsboende i kommunens regi, punkter1-8.Enhetschefen avslutar det gamla kontraktet. Datum för avflyttning/slutstädning ska anges. Enhetschefen skriver under överenskommelsen om avflyttning. Ort och datum för underskrift ska anges. Kunden behöver inte skriva under. Tidigare hyresavtal mellan parterna upphör att gälla fr.o.m. dagen för detta avtals ikraftträdande, se hyreskontrakt punkt "Övrigt ".Kunden eller dennes företrädare lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna.
Vid byte till annat vård- och omsorgsboende inom kommunen:
Enhetschefen för boendet där kunden flyttar ifrån avslutar kontraktet. Datum för avflyttning/slutstädning ska anges. Enhetschefen skriver under överenskommelsen om avflyttning. Ort och datum för underskrift ska anges. Kunden behöver inte skriva under. Tidigare hyresavtal mellan parterna upphör att gälla fr.o.m. dagen för detta avtals ikraftträdande, se hyreskontrakt punkt "Övrigt".Kunden eller dennes företrädare lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna.Det avslutade kontraktet arkiveras tillsammans med kundens akt enligt gällande dokumenthanteringsplan.Ny hyreskontakt upprättas, se A. Vård- och omsorgsboende i kommunens regi, punkter1-8.
När kunden har avlidit:
Enhetschefen fyller i uppgifterna i Överenskommelse om avflyttning. Datum för när lägenheten har lämnats slutstädad anges. Uppsägningstiden vid dödsfall är 1 månad.Enhetschefen samt företrädare för dödsboet skriver under "Överenskommelse om avflyttning". Enhetschefen skickar kopia av uppsagt hyreskontrakt till dödsboets företrädare, om dödsboets företrädare inte kan skriva under kontraktet.Företrädare för dödsboet/närstående lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna. Enhetschefen registrerar dödsboets adress i gällande verksamhetssystem.
B. Vård- och omsorgsboende i annan regi:
Enhetschefen fyller i kundens nya vistelseadress i gällande verksamhetssystem.Enhetschefen ombesörjer att hyreskontrakt upprättas. Skatteverkets lägenhetsnummer, ett fyrsiffrigt nummer, ska användas vid ifyllande av hyreskontrakt.Hyreskontraktet gäller från och med den dag som kunden/dennes företrädare tackar ja till lägenheten eller det senare datum då lägenheten är inflyttningsklar.Enhetschefen ansvarar för att informera kunden om startdatum från vilket hyran kommer att debiteras. Startdatumet ska dokumenteras i gällande verksamhetssystem. Inflyttning bör ske så snabbt som möjligt, inom 10 dagar efter att lägenheten är inflyttningsklar.Hyreskontraktet skrivs ut i två exemplar. Kunden/dennes företrädare skriver under båda exemplar av hyreskontraktet. Hyreskontraktet skrivs i första hand under av hyresgästen eller dennes legale företrädare (god man eller förvaltare) och i andra hand av den som har fullmakt att företräda kunden. Anhöriga eller närstående som saknar fullmakt från kunden är inte befullmäktigade att skriva under hyreskontraktet. Om kunden saknar godtagbar företrädare bör ansökan om god man inledas.Båda exemplar av hyreskontrakten skickas till planeringsenheten för underskrift. Planeringschef skriver under hyreskontrakten. De undertecknade hyreskontrakten skickas tillbaka till enhetschefen.Kunden/dennes företrädare erhåller kundens exemplar av hyreskontraktet tillsammans med de nycklar som tillhör lägenheten och eventuellt förråd.Boendets exemplar av hyreskontraktet förvaras tillsammans med kundens akt.
Vid uppsägning av lägenheten:
Uppsägning av lägenheten ska ske skriftligen, tidigast till månadsskifte som inträffar närmast efter 3 månader från uppsägningen. Enhetschefen gör anteckning om uppsägning i gällande verksamhetssystem. Enhetschefen fyller i datum för avflyttning. Det tidigaste datum för avflyttning är datum då lägenheten har återlämnats slutstädad. Enhetschef skickar hyreskontraktet till planeringsenheten för underskrift av "Överenskommelse om avflyttning" i boendets exemplar av hyreskontraktet.Boendets exemplar av hyreskontraktet skickas till boendet för kundens/ dennes företrädare underskrift av "Överenskommelsen om avflyttning". Hyreskontraktet ska därefter förvaras i kundens akt fram till arkiveringstillfället.Om en annan hyresgäst flyttar in innan uppsägningstidens slut, kommer den avflyttande kunden endast att debiteras hyra fram till dess.
Vid byte av lägenhet inom samma boende:
Enhetschefen fyller i datum för avslut av det gamla kontraktet. Datum för avflyttning anges. Enhetschef skickar hyreskontraktet till planeringsenheten för underskrift. Ort och datum för underskrift ska anges. Kunden behöver inte skriva under. Tidigare hyresavtal mellan parterna upphör att gälla fr.o.m. dagen för detta avtals ikraftträdande, se hyreskontrakt "Övrigt "Planeringsenheten undertecknar hyreskontraktet och skickar tillbaka det till enhetschefen.Kunden eller dennes företrädare lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna.Ett nytt hyreskontrakt med aktuella uppgifter om den nya lägenheten upprättas, se B. Vård- och omsorgsboende i annan regi, punkter 1-8.
Vid byte till annat vård- och omsorgsboende inom kommunen:
Enhetschefen fyller i datum för avslut av det gamla kontraktet. Datum för avflyttning/slutstädning ska anges. Enhetschef skickar hyreskontraktet till planeringsenheten för underskrift. Ort och datum för underskrift ska anges. Kunden behöver inte skriva under. Tidigare hyresavtal mellan parterna upphör att gälla fr.o.m. dagen för detta avtals ikraftträdande, se hyreskontrakt punkt "Övrigt".Planeringsenheten undertecknar hyreskontraktet och skickar tillbaka det till enhetschefen.Enhetschefen, på det boende som kunden flyttar ifrån, arkiverar kundens akt enligt kommunens dokumenthanteringsplan.Kunden eller dennes företrädare lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna.Nytt hyreskontrakt på det boende som kunden flyttar till upprättas. Rutin A, punkter 1-8, tillämpas för upprättade av hyreskontrakt i vård- och omsorgsboende i kommunens regi. Rutin B, punkter 1-8, tillämpas för upprättade av hyreskontrakt i vård- och omsorgsboende i annan regi.
När kunden har avlidit:
Enhetschefen fyller i datum för när lägenheten har lämnats slutstädad efter att kunden har avlidit. Uppsägningstiden vid dödsfall är 1 månad.Enhetschef skickar akten till myndighetsenheten. Hyreskontrakt läggs i separat kuvert och skickas till planeringsenheten. Planeringschef skriver under "Överenskommelse om avflyttning".
Planeringsenheten skickar en kopia av uppsagt hyreskontrakt till dödsboets företrädare. Företrädare för dödsboet/närstående lämnar tillbaka lägenhetsnycklarna.
Länk till hyreskontraktet finns nedan.