Ansvarsfördelning
Information om den enskildes och förvaltningens ansvar av genomförandet.
Den enskildes ansvar
Den enskilde har själv ett ansvar för att informera förvaltningen att personen har skyddade personuppgifter. Vid oklarheter kring skyddet kan begäran ställas till den enskilde att visa upp beslutet från Skatteverket, preliminärt eller slutgiltigt beslut. Om den enskilde inte själv kan föra sin talan kan Skatteverket kontaktas för att diskutera det individuella ärendet.
Förvaltningen måste också säkerställa vilken typ av beslut den enskilde har om skyddade personuppgifter. Den enskilde måste klargöra om denne har ett beslut från Skatteverket eller om begäran om skyddade personuppgifter är under utredning, ärendet är då markerat med preliminär sekretess hos Skatteverket. Om en person väntar på beslut om skyddade personuppgifter eller folkbokföringen inte är uppdaterad ska ansvarig handläggare alternativt legitimerad personal manuellt uppdatera personbilden med sekretessmarkering.
Att en person har skyddade personuppgifter innebär inte att personen kan vara helt anonym i sin kontakt med socialtjänsten och/eller kommunal hälso- och sjukvård. När ett ärende tas emot inom socialtjänsten och/eller kommunal hälso- och sjukvård och det framgår att personen har skyddade personuppgifter, ska en kartläggning/riskbedömning göras avseende vilken typ av skyddade personuppgifter det rör sig om och hur förvaltningen ska hantera personuppgifterna utifrån dokumentationsskyldigheten som gäller.
Legal företrädare lyder inte under sekretesslagen. Överförmyndarenheten väljer då ställföreträdare med extra omsorg och förklarar för vederbörande vad det innebär.
Säkerställa sekretesshanteringen, förvaltningens ansvar
Antalet handläggare/utförare som har vetskap om att en person har skyddade personuppgifter ska minimeras så långt det praktiskt är möjligt, utan att den enskildes hälsa, omsorg eller säkerhet riskeras.