Process boende
Rutinen för process boende tar vid när Myndighetsenheten har fattat beslut om boende enligt 9§9 LSS och verkställighet tar vid.
Förkortningar:
ÖEC = Övergripande enhetschef, EC = Enhetschef, PS = Planeringsstrateg TEK = Tekniska förvaltningen VC =Verksamhetschef
Vårt mål är att ny hyresgäst ska flytta in senast två månader efter det att lägenheten blivit ledig |
|||
Händelse | Aktivitet | När | |
1 |
Lägenhet blir ledig |
EC informerar ÖEC och PS, inkl. lgh-nummer. Informationen är för kännedom och kan ges genom mail eller telefon. PS konterar faktura för ledig lägenhet, kostnaden belastar objektet |
Omgående, senast nästkommande vardag |
2 |
Urval från boendekön |
ÖEC ser över bostadskön och vem som ska erbjudas platsen(både nya beslut och byteskön) |
Omgående |
3 |
Aktuell kund för lägenheten |
ÖEC bokar in ett möte med berörd EC och presenterar tilltänkt kund och lämnar kontaktuppgifter till EC |
I samband med första telefonkontakt |
4 |
Erbjudande om lägenhet |
EC kontaktar kund/legal företrädare och erbjuder en boendeplats och bokar in ett möte/visning av ledig lägenheten |
I samband med första telefonkontakt |
5 |
Visning av lägenhet |
EC visar lägenheten för tilltänkt kund |
Visningen ska ske inom 10 arbetsdagar från det att EC pratat med kunden. |
6 |
Betänketid |
Kund tackar ja eller nej |
Från visningen har kund 5 dagars betänketid. Om svar inte inkommer kontaktas den enskilde av EC |
7 |
Den enskilde tackar Nej |
EC meddelar ÖEC som gör en journalanteckning. Processen börjar om från punkt 2 |
Snarast |
8 |
Den enskilde tackar Ja |
EC meddelar ÖEC som flyttar över beslutet för verkställande till EC. EC stämmer av att kontraktsdatum är korrekt och skickar därefter in underlag för hyreskontrakt till TEK eller hyresvärd beroende på vilket boende det gäller: För att få reda på vad som gäller på resp. boende, kontakta PS. Mallar för underlag TEK/ABK finns bifogat. Underlaget sparas ner i särskild mapp, hänvisad till resp. EC, på G:. E-post skickas därefter till hyresadministration@kristianstad.se att underlaget är klart och ligger i mappen. EC informerar hyresvärden om ny hyresgäst om TEK skriver kontrakt. |
Omgående |
9 |
Administration av kontrakt TEK |
TEK skriver kontrakt efter EC:s inlagda underlag TEK har vid behov kontakt med EC, men de har inte kontakt med kund eller legal företrädare TEK skickar e-post till EC att färdigt kontrakt ligger i G:-mappen |
|
10 |
Hyreskontrakt åter från TEK |
EC skriver under kontraktet (2 ex) och bilagor och träffar kund för underskrift av kontrakt och bilagor EC ansvarar för att underskrivet kontrakt med bilagor (1 ex) kommer tillbaka och att kund får ett original EC säkerställer i journalsystem vem som har rätt att underteckna och ingå kontrakt för kund |
5 arbetsdagar (innan inflyttning) |
11 |
Förvaring av hyreskontrakt skrivet av TEK |
Kontraktet förvaras i kundens pärm på boendet (kan även läggas in i Lifecare men förvaras i så fall båda i pärm och system) Kopia till TEK läggs in i G:, informera hyresadministratören via e-post |
|
12 | Administration av kontrakt extern hyresvärd: När kund har direktkontrakt med hyresvärd (ex. ABK) |
EC ska informera hyresvärden att ny kund ska flytta in. ABK har eget underlag (bifogat) som fylls i, skrivs ut och skickas till ABK: Östra Boulevarden 38, 291 31 Kristianstad Hyresvärden skriver kontraktet och skickar kontrakt och hyresavi direkt till kund |
|
13 |
Dags för inflyttning |
EC bokar inflyttningsdag med kund och överlämnar nycklar med nyckelkvittens, EC ger ut broschyren ”Välkommen hem” och ev. annat välkomstmaterial EC meddelar PS inflyttningsdatum |
|
14 |
Verkställa beslut |
EC verkställer beslut i journalsystemet från det datum då kund fysiskt flyttar in, eller närmast vardag | Omgående |
15 | Vid eventuell dubbelhyra | EC informerar kund om möjlighet att ansöka om jämkning av hyra – Hänvisa till Kristianstads kommuns hemsida för blankett och mer information | I samband med inflyttning |
Kund som önskar/har behov byta boende | |||
Händelse | Aktivitet | När | |
1 | Kund signalerar att önska byta lägenhet alt behov har förändrats. |
EC informerar ÖEC gällande kund önskar byta till nytt boende |
Omgående |
2 | Kund ställs i kön | ÖEC ser över bostadskön och lägger till kund i bostadskön med datum, önskemål, behov mm. | Omgående |
3 | Dialog med kund längs vägen | Ansvarig EC för dialogen med kund till dess att det finns ett adekvat erbjudande - EC har kontakt med ÖEC | Löpande/Efter behov |
4 | Kund blir aktuell för ny lägenhet |
ÖEC tar kontakt med berörd EC och ev. mottagande EC EC informerar kund om möjlighet att ansöka om jämkning av hyra – Hänvisa till Kristianstads kommuns hemsida för blankett och mer information |
Omgående, följ därefter processen från punkt 4-15 i boendeprioritering ovan |
Vid utflytt eller om kund avlider |
|||
Händelse | Aktivitet | När | |
1 | Kund flyttar eller avlider | EC informerar VC, PS och ÖEC om ledig plats | Omgående |
2 | Uppsägning av hyreskontrakt |
Om kund avlider är det 1 månads uppsägningstid – från nästkommande månad, eller enligt överenskommelse Om kund väljer att säga upp sin lägenhet är det 3 månaders uppsägningstid från nästkommande månad, eller enligt överenskommelse EC säkerställer att TEK och hyresvärd har rätt information Uppsägningsunderlaget (baksidan på kontraktet) (underskrivet av EC och kund) läggs in på G:, e-post skickas till hyresadministratör Vid dödsfall är det EC som ansvarar för att informera berörda, om underskriven uppsägning inte kan frambringa TEK lägger in bekräftelse på uppsägningen G:, e-post till EC. EC skriver ut och EC skriver under. EC lägger in påskriven bekräftelse på G:, e-post till EC |
Omgående |
3 |
När kund flyttat ut |
EC ansvarar för att både besiktning av städ och av lägenheten + förråd blir gjord. Bifogat finns checklista. Vid ev. renoveringsbehov tar EC kontakt med hyresvärd EC ansvarar för att nycklar återlämnas och stäms av mot nyckelkvittens EC meddelar biståndshandläggare och avslutar verkställigheten i journalsystemet
|
Omgående |
4 |
Lägenhet är klar för inflyttning |
EC informerar ÖEC Informationen är för kännedom och kan ges genom mail eller telefon |
Omgående |