Process boende

Rutinen för process boende tar vid när Myndighetsenheten har fattat beslut om boende enligt 9§9 LSS och verkställighet tar vid.

Förkortningar:
ÖEC = Övergripande enhetschef, EC = Enhetschef, PS = Planeringsstrateg TEK = Tekniska förvaltningen VC =Verksamhetschef

Vårt mål är att ny hyresgäst ska flytta in senast två månader efter det att lägenheten blivit ledig
	Händelse	Aktivitet	När
1	Lägenhet blir ledig	EC informerar ÖEC och PS, inkl. lgh-nummer. Informationen är för kännedom och kan ges genom mail eller telefon. PS konterar faktura för ledig lägenhet, kostnaden belastar objektet	Omgående, senast nästkommande vardag
2	Urval från boendekön	ÖEC ser över bostadskön och vem som ska erbjudas platsen(både nya beslut och byteskön)	Omgående
3	Aktuell kund för lägenheten	ÖEC bokar in ett möte med berörd EC och presenterar tilltänkt kund och lämnar kontaktuppgifter till EC	I samband med första telefonkontakt
4	Erbjudande om lägenhet	EC kontaktar kund/legal företrädare och erbjuder en boendeplats och bokar in ett möte/visning av ledig lägenheten	I samband med första telefonkontakt
5	Visning av lägenhet	EC visar lägenheten för tilltänkt kund	Visningen ska ske inom 10 arbetsdagar från det att EC pratat med kunden.
6	Betänketid	Kund tackar ja eller nej	Från visningen har kund 5 dagars betänketid. Om svar inte inkommer kontaktas den enskilde av EC
7	Den enskilde tackar Nej	EC meddelar ÖEC som gör en journalanteckning. Processen börjar om från punkt 2	Snarast
8	Den enskilde tackar Ja	EC meddelar ÖEC som flyttar över beslutet för verkställande till EC. EC stämmer av att kontraktsdatum är korrekt och skickar därefter in underlag för hyreskontrakt till TEK eller hyresvärd beroende på vilket boende det gäller: För att få reda på vad som gäller på resp. boende, kontakta PS. Mallar för underlag TEK/ABK finns bifogat. Underlaget sparas ner i särskild mapp, hänvisad till resp. EC, på G:. E-post skickas därefter till hyresadministration@kristianstad.se att underlaget är klart och ligger i mappen. EC informerar hyresvärden om ny hyresgäst om TEK skriver kontrakt.	Omgående
9	Administration av kontrakt TEK	TEK skriver kontrakt efter EC:s inlagda underlag TEK har vid behov kontakt med EC, men de har inte kontakt med kund eller legal företrädare TEK skickar e-post till EC att färdigt kontrakt ligger i G:-mappen
10	Hyreskontrakt åter från TEK	EC skriver under kontraktet (2 ex) och bilagor och träffar kund för underskrift av kontrakt och bilagor EC ansvarar för att underskrivet kontrakt med bilagor (1 ex) kommer tillbaka och att kund får ett original EC säkerställer i journalsystem vem som har rätt att underteckna och ingå kontrakt för kund	5 arbetsdagar (innan inflyttning)
11	Förvaring av hyreskontrakt skrivet av TEK	Kontraktet förvaras i kundens pärm på boendet (kan även läggas in i Lifecare men förvaras i så fall båda i pärm och system) Kopia till TEK läggs in i G:, informera hyresadministratören via e-post
12	Administration av kontrakt extern hyresvärd: När kund har direktkontrakt med hyresvärd (ex. ABK)	EC ska informera hyresvärden att ny kund ska flytta in. ABK har eget underlag (bifogat) som fylls i, skrivs ut och skickas till ABK: Östra Boulevarden 38, 291 31 Kristianstad Hyresvärden skriver kontraktet och skickar kontrakt och hyresavi direkt till kund
13	Dags för inflyttning	EC bokar inflyttningsdag med kund och överlämnar nycklar med nyckelkvittens, EC ger ut broschyren ”Välkommen hem” och ev. annat välkomstmaterial EC meddelar PS inflyttningsdatum
14	Verkställa beslut	EC verkställer beslut i journalsystemet från det datum då kund fysiskt flyttar in, eller närmast vardag	Omgående
15	Vid eventuell dubbelhyra	EC informerar kund om möjlighet att ansöka om jämkning av hyra – Hänvisa till Kristianstads kommuns hemsida för blankett och mer information	I samband med inflyttning

Kund som önskar/har behov byta boende
	Händelse	Aktivitet	När
1	Kund signalerar att önska byta lägenhet alt behov har förändrats.	EC informerar ÖEC gällande kund önskar byta till nytt boende	Omgående
2	Kund ställs i kön	ÖEC ser över bostadskön och lägger till kund i bostadskön med datum, önskemål, behov mm.	Omgående
3	Dialog med kund längs vägen	Ansvarig EC för dialogen med kund till dess att det finns ett adekvat erbjudande - EC har kontakt med ÖEC	Löpande/Efter behov
4	Kund blir aktuell för ny lägenhet	ÖEC tar kontakt med berörd EC och ev. mottagande EC EC informerar kund om möjlighet att ansöka om jämkning av hyra – Hänvisa till Kristianstads kommuns hemsida för blankett och mer information	Omgående, följ därefter processen från punkt 4-15 i boendeprioritering ovan

Vid utflytt eller om kund avlider
	Händelse	Aktivitet	När
1	Kund flyttar eller avlider	EC informerar VC, PS och ÖEC om ledig plats	Omgående
2	Uppsägning av hyreskontrakt	Om kund avlider är det 1 månads uppsägningstid – från nästkommande månad, eller enligt överenskommelse Om kund väljer att säga upp sin lägenhet är det 3 månaders uppsägningstid från nästkommande månad, eller enligt överenskommelse EC säkerställer att TEK och hyresvärd har rätt information Uppsägningsunderlaget (baksidan på kontraktet) (underskrivet av EC och kund) läggs in på G:, e-post skickas till hyresadministratör Vid dödsfall är det EC som ansvarar för att informera berörda, om underskriven uppsägning inte kan frambringa TEK lägger in bekräftelse på uppsägningen G:, e-post till EC. EC skriver ut och EC skriver under. EC lägger in påskriven bekräftelse på G:, e-post till EC	Omgående
3	När kund flyttat ut	EC ansvarar för att både besiktning av städ och av lägenheten + förråd blir gjord. Bifogat finns checklista. Vid ev. renoveringsbehov tar EC kontakt med hyresvärd EC ansvarar för att nycklar återlämnas och stäms av mot nyckelkvittens EC meddelar biståndshandläggare och avslutar verkställigheten i journalsystemet	Omgående
4	Lägenhet är klar för inflyttning	EC informerar ÖEC Informationen är för kännedom och kan ges genom mail eller telefon	Omgående

Report errors on page