Arkivering bevarande gallring

Gallringsplikt inom hälso- och sjukvården

Avliden

Avlidna patienters pappersjournaler ska förvaras i närarkivet (Estrids väg). Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas enligt nedan beskrivna rutin, till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Utflyttad ur kommunen

Pappersjournaler på patienter som flyttat från kommunen förvaras i närarkivet (Estrids väg). Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas enligt nedan beskrivna rutin, till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Patient med för tillfället avslutade insatser

Dessa journalhandlingar förvaras i närarkivet (Estrids väg) efter att sista anteckningen gjorts i journalhandlingen. Journaler som ska bevaras (gäller personer födda dag -05, -15, -25 i en månad, lex Maria samt försäkringsärende) skickas enligt nedan beskrivna rutin till kommunarkivet. Övriga journaler förvaras i minst 10 år efter sista anteckning innan de får gallras.

Bevarande av journalhandlingar

Journalhandlingar ska enligt PdL sparas i 10 år efter att sista uppgiften fördes in i handlingen. Journalhandlingar på patienter som är födda dag -05, 15 och -25 i en månad ska bevaras.

Alla signeringslistor gällande förskrivningar/ordinationer inom hälso- och sjukvården är journalhandlingar och ska sparas i 10 år. Ligger de i personakten ska de sparas lika länge som övriga journalhandlingar.

Gallring

Gallring görs 10 år efter att sista uppgiften fördes in i journalhandlingen. Pappersjournaler gallras av ansvarig legitimerad personal. Den datoriserade patientjournalen gallras av systemförvaltaren.

Arkivering

Vid arkivering av handlingar ska en sammanhållen patientjournal eftersträvas. Det sker ej i nuläget utan hälso- och sjukvårdsjournal förvaras/arkiveras på Estrids väg och SoL- journal förvaras/arkiveras på myndighetsenheten.

Gem, plastfickor etc. tas bort. Kopior på handlingar som finns dokumenterat i verksamhetssystemet ska strimlas. Handlingarna sorteras i kronologisk ordning. När det gäller hälso- och sjukvård kontrollera att information från olika listor är införd i den datoriserade journalen.

Ansvarig profession lägger den genomgångna patientjournalen i ett därför avsett personaktomslag. Personaktomslaget ska märkas i övre högra hörnet stående A4, med datum när patienten/kunden avled, patienten namn, personnummer, samt om det är ett ansvars/försäkringsärende, lex Maria-ärende (som är anmält till IVO).

Patientjournalen sorteras i följande ordning:

• Patientjournal
• Läkemedelsinformation
• Förskrivningar/ordinationer
• Signaturförtydligande
• Signeringslistor
• Medicinsk epikris/remisser slutenvård
• Laboratorielista (då svaren inte är inskrivna)
• Information vid akutbesök (då ordination från läkare är noterad på baksidan)
• Upprättade skriftliga träningsprogram
• Remissvar
• Röntgensvar
• Övrigt

För mer detaljerad information kring arkivering av hälso- och sjukvårdsjournal se checklista i dokument här nedan.

Leverans till närarkiv (Estrids väg)

Avslutade journaler lämnas fortsättningsvis till närarkivet (Estrids väg 1A) när de är sorterade och iordningställda enligt rutin.

Gäller även journaler med födelsedatum 5,15, 25 som ska till kommunarkivet. Inga avslutade journaler ska längre förvaras på enhetskontoren.

Inlämning kan ske första helgfria måndagen i varje månad förutom juli-augusti. Föranmälan behövs ej.

Aktuella datum för 2023:

• 2/1
• 6/2
• 6/3
• 3/4
• 8/5
• 5/6
• 4/9
• 2/10
• 6/11
• 4/12

Leverans till kommunarkivet

• Leveranser till kommunarkivet sker i maj månad eller november månad. Varje journalhandling ska läggas i ett personaktomslag. Därefter samlas handlingarna ihop i en låda/kartong. (finns inget krav på särskilda arkivkartonger). Märk kartongen med blyerts varifrån handlingarna kommer, förvaltning och enhet.
• Ansvarsärenden/försäkringsärenden läggs för sig i en egen låda/kartong.
• Kartongerna/lådorna med journalhandlingar lämnas till Kommunarkivet. Tidsbokning måste alltid göras med Kommunarkivet innan lämning. För mer information kring inlämning följ information från Kommunarkivet.  Vid lämning till kommunarkivet ska ett leveranskvitto fyllas i och tas med. Leveranskvittot hittar du genom att följa länken till Kommunarkivet. När handlingarna mottagits av arkivarien ska han/hon ta en kopia på blanketten och när listan bockats av, skickas kopian i retur som kvitto på lämnade handlingar.
• Personaktomslag 120 g beställs, efter samråd med enhetschef, från den leverantör som kommunen har avtal med. Det finns inget krav på arkivbeständighet utan endast åldringsbeständighet.