Skyddade personuppgifter

Hantering

Hanteringen sker med papper och penna på blankett som framgår längre ner på sidan.

Hanteras för övrigt enligt samma rutiner som andra avvikelser och ska ingå i enhetens sammanställning och analys.

Förvaring

När avvikelsen är slutförd ska den förvaras i närarkiv (i separat mapp eller liknande som inte är kopplat till akt/journal). Förvaring sker på aktuell enhet under tiden som kunden/ patienten är aktuell för insatser i verksamheten. Därefter sparas handlingarna i arkiv på kommunhuset där även nedan förvaras. Blankett avvikelserapport samt utredningsblankett ska sparas i 10 år, därefter kan den gallras om den finns hanterad i sammanställning och analys. Enhetens analyser ska bevaras.

Lex Sarah/lex Maria/synpunkter och klagomål

Efter färdigställd utredning enligt lex Sarah eller lex Maria ska alla personuppgifter kring den enskilde sekretessmarkeras samt även eventuella delar i utredningen som kan röja den enskildes identitet.

Till registrator ska det framgå att det är en handling som rör person med skyddade personuppgifter. Originalet som lämnas till registrator ska inte scannas in i diariet utan läggas i ett förslutet kuvert i en tydligt sekretessmarkerad fysisk akt.

Ovan hantering gäller även för synpunkter och klagomål. 

Mellan vårdgivare/utförare

Avvikelser mellan vårdgivare och enheter skickas utan att personuppgifter anges. Istället ska det framgå uppgifter om vem som ska kontaktas för ytterligare information. Detta för att säkerställa att uppgifter endast lämnas till behöriga. Svar tillbaka till avsändaren skickas på samma sätt.

Dokumentation

Dokumentation sker i journal enligt dokumentationsrutiner. Rapport och utredning sker i dokument som framgår nedan. Observera att det som dokumenteras ska vara avidentifierat och inte kunna härledas till aktuell person.