Biståndshandläggning

Aktualisering

En aktualisering innebär att något kommer till handläggarens kännedom.

Anmälan

En anmälan kan göras av t ex en granne, närstående eller hemtjänstpersonal som ringer och påtalar att någon har behov av insatser. Det kan också ske genom kontakt från sjukhus, då via regionens datasystem SVPL-it.

Handläggaren registrerar i vårt befintliga datasystem Procapita att en anmälan har inkommit och kontaktar den enskilde för att se om denne vill göra en ansökan och därmed inleda utredning.     

Ansökan

En ansökan kan endast ske från den enskilde, vårdnadshavare eller legal företrädare. Vid annan situation, se även under presumtivt samtycke. En ansökan till biståndshandläggaren innebär att en insats enligt socialtjänstlagen efterfrågas.

Biståndshandläggaren tar emot ansökan som kan vara muntlig eller skriftlig vilket registreras i Procapita. Därefter påbörjas en utredning och information som behövs för att fatta beslut om den sökta insatsen, samlas in. Detta sker ofta genom hembesök. En ansökan resulterar alltid i ett beslut, bifall eller avslag. 

Förfrågan/rådgivning  

En förfrågan innebär att någon har en fråga, ofta av generell karaktär. Detta kan t ex vara en anhörig som ringer och undrar vad som finns för insatser att få för sina föräldrar. En allmän förfrågan registreras inte om kunden inte är känd, i annat fall görs en journalanteckning i aktuellt ärende. 

Rådgivning innebär att någon vill ha råd för fortsatt agerande, t ex vilka ytterligare kontakter som den enskilde behöver ta. Detta kan innebära att biståndshandläggaren kan vara behjälplig och ge råd, t ex att kontakta primärvården. 

Vid en förfrågan/ rådgivning ger handläggaren information eller hänvisar till rätt instans, vilket kan innebära inom eller utanför den egna organisationen. Handläggaren förvissar sig också om att det är just en förfrågan och inte en aktualisering, vilket enklast sker genom att handläggaren frågar detta.   

Presumtivt samtycke – förmodat samtycke

Om den enskilde på grund av sjukdom eller annan ohälsa inte själv kan framföra sin ansökan, kan den ibland antas genom att närstående gör en ansökan. Det är handläggaren som avgör om ansökan kan antas genom närstående eller om det behövs en legal företrädare för att föra den enskildes talan.

Om handläggaren antar ansökan genom närstående ska det i utredningen dokumenteras hur handläggaren uppfattar situationen kring ansökan. 

Legal företrädare

Biståndshandläggarens uppgift gällande handläggning av yttrande till överförmyndaren om legal företrädare sker enligt Regeringens proposition 1987/88:124 om god man och förvaltare.

Detta innebär att det i första hand alltid skall erbjudas hjälp med ansökan till en god man. Men då personen löper risk att fara illa och inte har insikt om behovet av stöd och då god man inte räcker till skall hjälp med ansökan om förvaltare påbörjas.  

Överförmyndaren kan vid behov ge en tänkt god man eller förvaltare vårdtagarens delar av personnr. utan namn, till den tilltänkta god man som sedan kan ringa upp handläggare för att hämta mer information rörande uppdraget. Överförmyndaren sänder sedan över hela personnummer med namn på tilltänkt god man till handläggaren. På så vis hålls sekretessen.  

Det är mycket viktigt att handläggaren alltid dokumenterar om det råder oense i beslutsförslaget från överförmyndaren och då det blir ett annat beslut i Tingsrätten än vad som föreslagits från handläggaren.

Det är viktigt att överförmyndaren alltid till handläggaren lämnar skriftlig information angående ett godmanskap eller förvaltare. 

Vid vissa tillfällen kan det för biståndshandläggningen vara svårt att invänta en legal företrädare och då kan ett presumtivt samtycke vara gällande. Detta samtycke bygger på information från anhöriga mm som står den enskilde nära och som vill dennes väl. 

Beslut att inte inleda utredning

Handläggaren försäkrar sig först om att ärendet tillhör vår förvaltning annars hänvisas sökanden till annan förvaltning. Handläggaren ska även försäkra sig om den enskilde klarar av att ta den kontakten på egen hand annars sker det genom handläggarens försorg. 

Om utredning inte ska inledas ska aktualisering ske i Procapita, och en anteckning ska göras i rutan ”text” om anledning till att det inte blir någon utredning. 

Beslut att inleda utredning

Ansökan kan ske genom telefonkontakt, personlig kontakt eller skriftligt. Utredning inleds det datum då handläggaren uppfattar att en ansökan sker. Handläggaren registrerar ”inledning av utredning” det datum ansökan skett.  

Innehållet i en utredning om socialt bistånd

Utredningen innebär att samla in den information in som behövs för att fatta beslut om den sökta insatsen, vilket ofta sker genom hembesök. En ansökan resulterar alltid i ett beslut, bifall eller avslag. I vissa fall tas inga beslut, exempelvis om sökanden återtar sin ansökan, flyttar till annan kommun, eller avlider under utredningstiden. 

I Procapita finns ett antal rubriker som handläggaren kan välja bland när man skriver sin utredning. Rubrikerna som inte har relevans för utredningen, kan väljas bort efter handläggarens tycke. 

Ansökan och Beslut måste alltid finnas med i utredningen.

Nedan följer rubrikerna och vad som ska anges under dem då de används.

Ansökan

Ansökan om bistånd enligt 4 kap. 1 eller 2 § Socialtjänstlagen till hemtjänst/vård- och omsorgsboende. Alternativt ansökningar gällande för LSS-insatser.

Framkommer formellt vilket insatser kunden söker om. 

Anledning till utredning

Beskrivning om hur ärendet aktualiserat. Från vem och när. Ska även framkomma hur ansökan framförts muntligen eller skriftligen. 

Samtycke

Om uppgifter inhämtats från annan än den enskildes eller legal företrädare. Kunden ska ge samtycke (godkännande) att information får inhämtas. Se även process presumtivt samtycke – förmodat samtycke. 

Uppgiftslämnare

Information som ev. har inhämtats från andra, exempelvis läkare eller distriktssköterska med den sökandes samtycke. Informationens innehåll skall vara nödvändigt för utredningen.  

Social situation och boende

Beskrivning av det sociala nätverket som finns runt den sökande. Civilstånd, barn, anhöriga och närstående. Även avsaknad av anhöriga eller andra kontakter skall lyftas fram.

Vilka kontakter har den sökande, delaktighet i föreningslivet. Förändringar i den sociala situationen som har påverkat den enskilde skall också vara med. Den sökandes upplevelser av sina relationer. Yrkesliv och erfarenhet.

Sociala och psykiska behov.  Uppge om personen har legal företrädare.

Beskrivning av boendet, om hiss finns i fastigheten eller annat som har relevans i boendesituationen. 

Hälsotillstånd

Sjukdom/ar eller funktionsnedsättningar som är av betydelse för bedömning och beslut. 

Daglig livsföring

Ringa in den sökandes förmågor. Vad den sökande kan göra självständigt.

Hur ser en dag ut för den sökande till exempel; besöks dagcentral, är sökanden ensam, funktionshinder som gör det svårt att ta några egna initiativ. Framkomma om kunden är arbetande eller studerande eller pensionär. 

Egen berättelse

Här framgår det kundens/legal företrädare egen berättelse varför kunden vill ha insatsen, vilka insatser man vill ha samt hur man vill att de ska utföras och även vad insatserna ska leda till. 

Pågående insatser

Vilka insatser som sökanden är beviljad enligt 4 kap. 1 eller 2 § socialtjänstlagen alternativt beviljade insatser enligt LSS. 

Önskemål

Vad den sökande önskar sig för hjälp samt eventuellt vad anledningen till önskemålet beror på. 

Medbedömning

Information om andra exempelvis distriktssköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut eller legitimerad personal i regionen eller andra som är involverade i ärendet. 

Arbetsmiljö

Beskrivning av den psykiska och sociala arbetsmiljön som är av vikt att dokumentera. Till exempel har den enskilde husdjur, är den enskilde rökare, finns det fukt/mögel i bostaden, saknas det arbetsredskap, är arbetsredskapen undermåliga, finns det anledning att inte vara ensam då insatserna utförs, finns det anledning att beskriva familjesituation etc.). Ergonomisk arbetsmiljö, hygienisk arbetsmiljö.   

Kommunicering

Kommunicering måste alltid ske då utredningen innehåller uppgifter som lämnats av annan än den som söker biståndet och då beslutet kommer att innebära ett avslag på ansökan. En kommunicering sker muntligt eller skriftligt och innebär att uppgifterna som ligger till grund för kommande beslut skickas till/läses upp för den sökande. Han eller hon får sedan möjlighet att yttra sig över de uppgifter som finns i utredningen. Efter kommuniceringen gör handläggaren sin bedömning och fattar beslut i ärendet. Därefter delges beslutet sedvanligt. Ovan har beskrivits de fall då man måste kommunicera. Utredningen kan även annars kommuniceras, men det är då inte nödvändigt. 

Handläggarens bedömning

Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och sin livsföring i övrigt. Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Insatser från hemtjänsten ska ges för att underlätta för den enskilde i den dagliga livsföringen och i många fall också för att det ska vara möjligt för denne att bo kvar i det egna hemmet. Hemtjänst ges till människor som p.g.a. sjukdom, fysiska, psykiska och/eller sociala funktionshinder eller annan orsak behöver stöd och hjälp i den dagliga livsföringen.

Det bör finnas en motivering till handläggarens behovsbedömning. Det skall framgå om handläggaren har gjort en uppsummering av vad som framkommit och gör sedan sin bedömning av om den sökande har de behov som beskrivs – det vill säga bekräftar dessa.

Om det framkommit uppgifter som berättigar till sökt insats. 

Själva bedömningen bör omfatta tre moment: 

Beskrivning av att den sökande har behov eller inte.

Bedömning av om behov/önskemål berättigar till stöd enligt SoL eller LSS.

När detta har konstaterats bör handläggaren erbjuda insats som tillgodoser de behov som konstateras (för att uppnå skäliga eller goda levnadsvillkor)

Det skall framgå från beslutsunderlaget vilka de behov är som enligt handläggarens bedömning berättigar till insats. 

Målsättning

Vad skall uppnås med insatsen/insatserna. Vad skall insatserna innebära? Målet skall vara tydligt både för sökanden och utföraren. En skälig levnadsnivå skall tillförsäkras den enskilde. I samband med uppföljning av beslutet är målsättningen viktig – har målsättningen lyckats uppnås. 

Generell målsättning: Mål med insatsen/insatserna: vad insatsen uppnå. Målsättningen/arna kopplas till insatsen/insatsernas syfte. Varje insats ska få ett generellt mål. 

Personlig målsättning

Kundens personliga mål med insatsen/insatserna ska framkomma. Vad kunden vill nå genom insatserna.  

Beslut

Ett beslut fattas enligt socialtjänstlagen 4 kapitlet 1 § eller 4 kapitlet 2 § alternativt LSS-lagen. I beslutet ska återfinnas vad som anges i ansökan. Ett beslut kan innebära bifall eller avslag på ansökan. Vid ett avslag ska alltid besvärshänvisning medsändas. I beslutsformuleringen ska t.o.m. datum anges, undantaget beslut om bifall på ansökan om vård- och omsorgsboende. I vissa förekommande fall kan det vara nödvändigt att endast fatta beslut om mycket korta tidsperioder. Det kan vara aktuellt då en snar förändring av behovet förväntas eller då det egentliga behovet är svårt att bedöma. Vidare ska en beslutsformulering alltid innehålla uppgifter om när ett beslut kan omprövas. 

Information

Information har getts om att Kristianstad kommun har infört Fritt val i Hemtjänsten. Det innebär att du som har hemtjänst kan välja att få insatser utförda av kommunen eller av företag som blivit godkända av kommunen. Du har delgivits en mapp där det framgår vilka företag som kommunen tecknat avtal med, dels även om den kommunala hemtjänsten. Du framför alltid ditt val till biståndshandläggare som därefter skickar beställning till vald utförare. Du kan alltid byta utförare. 

Beslut om hemtjänst överlämnas till ansvarig utförare. Utföraren ansvarar för att Du får en kontaktman utsedd som tillsammans med Dig upprättar en genomförande plan där hjälpen utformas. Biståndshandläggaren kontaktar Dig efter cirka tre veckor för uppföljning. 

Hänvisning sker till broschyr, Hemtjänst i Kristianstads kommun, gällande vilka förväntningar Du kan ha på din hemtjänst. 

Om Du inte är nöjd med hur hemtjänstinsatserna utförs kontakta i första hand utföraren. 

Önskas ett mer detaljerat beslut om bistånd kontakta då biståndshandläggaren. 

Fritt val

I samband med att kund beviljats bistånd, informeras kunden om Fritt val i hemtjänsten av biståndshandläggaren. Kunden ska delgivas mapp om Fritt val och alternativa utförare i Kristianstad kommun. Därefter ska kunden välja utförare till biståndshandläggaren och därefter skickar biståndshandläggaren beställning till vald utförare. 

Beställning till utförare

En beställning skickas till utföraren då beslut om bistånd har fattats. Beställning sker i Procapita. Automatisk bekräftelse sker när utföraren verkställer ärendet i Procapita.

Då beslut är fattat ska biståndshandläggaren förutom en beställning till utföraren även skicka en bevakning i Procapita till avgiftshandläggaren. I bevakningen ska framgå vilken utförare, antal timmar, samt fr.o.m. datum och eventuella andra övriga insatser.  

Parallellgång

Biståndshandläggaren har ansvar för att fatta beslut om det föreligger behov av parallellgång i samband med att insatserna utförs, om anledningen till parallellgång är på grund av omsorgsbehov. Dock fattas inte formellt beslut i Procapita, i beställningen till utföraren under kompletterande information beskrivs i vilka situationer som det är nödvändigt med parallellgång samt även hur många timmar per månad som det tar. Det ska framgå i utredningen att det finns behov av till exempel: Två personer i samband med förflyttningar i/ur rullstol. Medbedömning från arbetsterapeut, sjukgymnast och distriktssköterska kan vara nödvändig.

Är anledningen arbetsmiljö så är det inte ett beviljat bistånd av handläggaren, det är ansvarig utförare som gör bedömningen om det föreligger behov av parallellgång.

Delgivning av beslut

I samtliga fall då ett beslut fattas sker delgivning av beslutet. Delgivning kan ske muntligt och/eller skriftligt. En muntlig delgivning av beslutet kan ske så snart handläggaren har fattat beslutet. En muntlig delgivning sker oftast i samband med telefonsamtal eller i samband med hembesök/vårdplanering. Vanligast förekommande är att handläggaren delger beslutet skriftligt tillsammans med utredningen. Men i vissa fall kan en skriftlig delgivning ske av endast beslutsformuleringen vid bifall. Beslutet kan delges till den sökande själv eller legal företrädare.

Vid ett beslut om avslag på ansökan sker alltid delgivningen skriftligt med mottagningsbevis. I vissa förekommande fall överlämnas beslutet personligen till den sökande. 

Avgiftshandläggaren skickar ut avgiftsbeslut till den enskilde. 

Debitering påbörjas alltid från hel kalendermånad.

I avgiftsberäkningen finns sedan regler för hur avdrag ska ske om insatsen enbart gällt delar av månaden. Hemtjänstpersonalen skickar in information till avgiftshandläggaren om ärendet har påbörjats under en kalendermånad.

3-veckors uppföljning

Uppföljningsblanketten ska användas som underlag vid uppföljningar av beslut. Uppföljning sker tre veckor efter att insatserna startats eller i samband med uppföljning då beslut upphör. I Procapita finns uppföljningsmallen i SoL-journal. Där ska dokumenteras kunden upplevelse av beviljat bistånd. 

Kunduppföljning

Om biståndshandläggaren får signaler från kund, anhörig eller legal företrädare om att beviljat bistånd inte fungerar av olika anledningar, kan en registrering göras av handläggaren. Detta innebär att biståndshandläggaren dokumenterar på blanketten vad som framkommit, hur informationen kommit till kännedom samt i vilken situation som det framkommit klagomål/synpunkter. Biståndshandläggaren skickar uppgifterna till ansvarig utförare samt till ansvarig verksamhetschef för kännedom, och en kopia behålls på Myndighetsenheten. 

När ett ärende upphör att gälla

När kunden inte längre önskar fortsätta med sina pågående insatser, så meddelar kunden utföraren som avslutar ärendet. Utföraren ska dokumentera i Procapita och skicka en bevakning till biståndshandläggaren alternativt en meddelandeblankett för kännedom, och avsluta pågående ärende.  

Om kunden meddelar biståndshandläggaren så ska handläggaren meddela via en bevakning till utföraren i Procapita alternativt en meddelandeblankett, samt även meddelar avgiftshandläggaren. Dokumenterar anledningen i SoL-journal samt avslutar pågående beslut i Procapita. Hemtjänstpersonalen skickar en frånvarorapport för delar av månaden om det behövs.  

Den externa utföraren ansvarar för att all dokumentation omgående återlämnas till Myndighetsenheten.  

Uppsägningstid

Kunden har två veckors uppsägning av hemtjänst eller i samband med byte till annan utförare.